Kilka pytań do – część 18

Zapraszamy na wywiad z naszą nową koleżanką 😊 Poznajcie Martynę Toporek!

Jak długo pracujesz jako Tech Writer?

W tym roku zdałam sobie sprawę, że minęło już 6 lat.

W jaki sposób zostałaś Tech Writerem?

Przez 5 lat byłam związana z branżą spożywczą i tworzyłam specyfikacje wyrobów (podają wytyczne, jak ma wyglądać dany produkt, tj.: składniki, opis wyrobu, materiały opakowanie itd.)  oraz aktualizowałam dokumentację systemową oraz wewnętrzną dla fabryk, w których pracowałam. Pewnego dnia przejęłam obowiązki osoby z działu technicznego, zarządzającej wewnętrzną dokumentacją maszyn. W tym czasie powstawała linia produkcyjna sezamków (tak właśnie, słodycze). Potrzebowaliśmy dokumentacji dla kontroli sanitarnej, aby zatwierdzić produkcję. Napisałam ją i, szczerze mówiąc, tak bardzo mi się to spodobało, że pomyślałam: „To musi być dla mnie nowy zawód!”. Tak się zaczęła moja przygoda z dokumentacją.

Czy możesz opowiedzieć coś o swojej firmie i zespole, w którym pracujesz?

Grupa Comatec świadczy usługi projektowania inżynierskiego. Comatec Poland jest jednym z największych oddziałów grupy. Swoją historią sięga do 2009 roku. Dzięki temu, że realizujemy wiele projektów zarówno na polskim jak i międzynarodowym rynku, firma stała się jedną z wiodących w swojej branży. W Grupie Comatec mamy łącznie 10 autorów, z których nasz zespół w Polsce składa się z 3 osób, to jednak start. Planujemy wykorzystać naszą wiedzę i doświadczenie i pozyskać oraz przygotować kolejnych członków zespołu.

W jaki sposób jest zorganizowana praca Twoja i Twojego zespołu?

Dostosowujemy nasze podejście do wymagań klienta i projektu, są to prace związane z aktualizacją istniejącej dokumentacji lub tworzenie jej od początku. Nasza praca polega również na edukowaniu naszych klientów w zakresie wewnętrznych systemów, które muszą opracować, aby zarządzać swoją dokumentacją. Wewnętrznie oznacza to, że dzielimy się pracą w zależności od wyzwań jakie są przed nami stawiane, co pozwala nam na bardziej elastyczną pracę i wymianę wiedzy. Nie pracujemy w jakiejś konkretnej metodzie zarządzania projektem, najważniejsze jest dla nas dostarczenie dokumentacji na czas oraz zgodnie z wymaganiami klienta.

Jakich narzędzi używasz i co o nich sądzisz?

Pracujemy na własnym narzędziu, które działa w przeglądarce jako usługa w chmurze (SaaS). Jest elastyczny i przyjazny dla użytkownika Comatec CMS. Pracujemy też na narzędziach naszych klientów.

Wcześniej pracowałam na różnych systemach CMS, każdy z nich ma swoje wady i zalety. Jednak najważniejsza jest możliwość tworzenia wersji i dostarczenia dokumentów w różnych formatach.

W jaki sposób zdobywasz informacje potrzebne do tworzenia dokumentacji?

Wszystko zależy od projektu, do którego ma powstać dokumentacja. Często są to wywiady z naszymi klientami, serwisem lub innymi autorami dokumentacji. Staram się też samodzielnie szukać materiałów w sieci i korzystam również ze zdjęć, modeli 3D, help files od osób związanych z danym projektem lub bazuję na wcześniej stworzonej dokumentacji. Wraz z rozwojem technologii dużą uwagę skupiamy na kwestiach bezpieczeństwa i obserwujemy, jak rozwija się zautomatyzowana produkcja.

Jakie dokumenty dostarczasz, w jakiej postaci, w jakich językach i jak są one publikowane?

Jest to zależne od potrzeb projektu - dostarczamy dokumentację w wersji HTML oraz PDF. Dokumentacja w zależności od potrzeb jest tworzona w języku polskim lub angielskim, gdy jest to wymagane używamy STE (Simplify Technical English). Przekładem na inne języki zajmuje się biuro tłumaczeń, z którym firma współpracuje.

Jakie produkty opisujesz?

Zajmuję się głównie tworzeniem dokumentacji maszyn, linii technologicznych i urządzeń dla różnych gałęzi przemysłu od urządzeń codziennego użytku po maszyny górnicze.

Czy oprócz tworzenia dokumentacji zajmujesz się czymś jeszcze, np. tworzeniem materiałów marketingowych? Jeśli tak, to czym i jakich narzędzi do tego używasz?

Poza pisaniem dokumentacji tworzę też ilustracje, czasem infografiki. Używam do tego programów Adobe Ilustrator lub Corel Draw. Lubię też tworzyć wewnętrzne prezentacje i materiały pomocnicze.

Jakie są największe wyzwania, które napotykasz w swojej pracy?

To jest dobre pytanie, wyzwań jest sporo i do każdego projektu powinniśmy podejść indywidualnie. Dokumentacja musi spełniać określone standardy oraz wymogi bezpieczeństwa. Ważne jest również, aby odbiorca czytając instrukcję wiedział dokładnie co ma zrobić i potrafił z przyjemnością korzystać z produktu.

Kolejną kwestią jest zrozumienie potrzeb naszych klientów i zaproponowanie takiego rozwiązania, które będzie dla niego najlepsze, a jednocześnie spełni wcześniej wspomniane kryteria. Sukces jest wtedy, kiedy klient do nas wraca, bo widzi wartość w tym co dostarczyliśmy.

Niekiedy wyzwaniem jest zbieranie informacji i zadawanie właściwych pytań. Istnieje zbyt wiele niewiadomych, zbyt wiele czynników, których mogliśmy jeszcze nie wziąć pod uwagę. Forma prezentowania informacji, czy będzie ona wystarczająco zrozumiała, edukowanie klientów na czym tak naprawdę nam zależy i jaki jest cel, który chcemy osiągnięć. To tylko część wyzwań, z którymi mierzę się na co dzień.

Co najbardziej lubisz w pracy Tech Writera?

W dziedzinie dokumentacji zawsze pracujemy z nowym lub najbardziej aktualnym produktem dlatego ta praca jest zawsze fascynująca 😊. Można poprzez pisanie „nauczyć się” działania nowych maszyn, mieć możliwość ich zobaczenia w rzeczywistości lub przetestowania. Daje mi też możliwość poznawania ciekawych ludzi, którzy z natury są konstruktorami czy pomysłodawcami danego projektu co mnie osobiście inspiruje do działania, jak również pozwala poznać potrzeby i problemy, z jakimi mają do czynienia w swojej pracy.

Co byś radziła osobom, które chciałyby zacząć swoją przygodę z pisaniem dokumentacji?

Próbować! Nie jest to łatwa praca, często żeby stworzyć jakiś tekst trzeba się dobrze zastanowić i spędzić niekiedy wiele godzin na przepisywaniu własnej twórczości. Trzeba być cierpliwym. Uważam, że czasem sama chęć pisania może okazać się niewystarczająca, ale przy dobrym mentoringu oraz ciekawości poznania co kryje się pod pojęciem dokumentacji technicznej i komunikacji technicznej jest dobrym początkiem. 😊

SERDECZNIE DZIĘKUJEMY MARTYNIE!!!

P.S. Pamiętajcie o naszej ankiecie! To ważne. Prosimy 😊