Umiejętności miękkie w pracy technical writera- część 1
Umiejętności miękkie są równie ważne jak techniczne, ponieważ to od nich zależy, czy dokumentacja będzie przyjazna w odbiorze i dopasowana do potrzeb użytkownika. W końcu dobra dokumentacja to nie tylko zestaw danych — to most między człowiekiem a technologią!
W tym artykule omówimy umiejętności miękkie, które są przydatne w pracy technical writera i jak one wpływają na jakość i atrakcyjność powstających tekstów.
Umiejętności miękkie i ich korzyść dla pisania
W świecie dokumentacji technicznej często skupiamy się na dokładności, spójności treści, dbałości o szczegóły oraz technicznych aspektach pracy jak na przykład umiejętność zrozumienia złożonych procesów i przełożenia ich na klarowne instrukcje. To można określić jako chleb powszedni tej profesji. Ale… to dopiero początek.
Mistrz tej dziedziny wie, że to nie wystarczy. Użytkownik nie tylko potrzebuje informacji — on chce je zrozumieć, zapamiętać lub wrócić do nich w razie potrzeby. To właśnie tutaj na scenę wchodzą umiejętności miękkie, które potrafią zmienić "suchy" opis w opowieść prowadzącą czytelnika krok po kroku do rozwiązania jego problemu lub odpowiedzieć na nurtujące go pytania.
Zdecydowaliśmy się przyjrzeć bliżej kilku umiejętnościom, które mogą mieć znaczenie w dzisiejszym elektronicznym świecie, a które mogą pomoc zarówno w pracy, jak i w codziennych interakcjach z technologią. Należą do nich:
- 🏋️♀️ Elastyczność
- 📖 Upraszczanie złożonych treści oraz storytelling
- 🎨 Kreatywność w prezentowaniu treści
- 🤝 Współpraca zespołowa
- 🗂️ Organizacja pracy
- ❤️ Empatia
Bycie trochę jak człowiek z gumy
Współczesny świat technologii zmienia się szybciej niż kiedykolwiek. Coraz częściej i szybciej pojawiają się nowe narzędzia, frameworki czy metody pracy. To, co dziś jest standardem, jutro może zostać zastąpione przez lepsze, szybsze i bardziej efektywne rozwiązanie. Zmiany są nieuniknione. Dla autorów tekstów technicznych oznacza to jedno: elastyczność staje się kluczową umiejętnością. Dlaczego?
- Technologie mają krótki cykl życia - narzędzia, które dziś opisujecie, za rok mogą być już przestarzałe.
- Nowe formaty dokumentacji - AI, interaktywne przewodniki, wideo czy chat boty zmieniają sposób, w jaki Wasi odbiorcy chcą konsumować wiedzę.
- Różne środowiska pracy - dokumentacja może być publikowana w chmurze, w repozytorium Git, w aplikacjach mobilnych.
- Oczekiwania użytkowników rosną - użytkownicy oczekują szybkich rozwiązań i wprowadzania zmian w produkcie czy oprogramowaniu.
Przykład:
Technical writer tworzy dokumentację do nowego modelu telefonu komórkowego, bierze pod uwagę możliwość przyszłych aktualizacji i potencjalnych zmian technologicznych. Od czego zacząć i o czym pamiętać?
Na początek warto skupić się na funkcjach podstawowych telefonu, jak wykonywanie połączeń, odbieranie połączeń, wysyłanie wiadomości, będą one częściami stałymi. Instrukcja taka koncentruje się wtedy na potrzebach użytkownika i opisuje cel oraz efekt działania, a nie konkretny przycisk.
✅: Użyj Połącz, aby rozpocząć rozmowę.
❌: Naciśnij zielony przycisk z lewej strony aby wykonać połączenie.
Wspomniane funkcje podstawowe będą też częścią głównych sekcjach instrukcji. W przypadku dodania rozszerzeń jak wideo-rozmowy, emotikony, GIF-y czy AR czaty będzie można je dodać w osobnych modułach. Dzięki temu dokumentacja "starzeje się" wolniej, podstawy są zawsze aktualne i zachowana jest struktura dokumentu 😉.
Ponadto można opisywać scenariusze - Jak sprawdzić nieodebrane połączenia lub Jak wysłać wiadomość multimedialną. W przypadku aktualizacji interfejsu rozwiązanie to zapobiegnie tworzeniu kolejnej wersji.
Ważnym elementem tej całej układanki są też metadane i kontekst (wersja urządzenia/oprogramowania, jakie zmiany zostały wprowadzone), aby użytkownik wiedział, czy instrukcja dotyczy jego telefonu czy nie.
Zatem, w pracy elastyczny technical writer, nie tylko nadąża za zmianami, ale też potrafi je przewidywać i przygotować dokumentację w taki sposób, aby była użyteczna także wtedy, gdy technologia kolejny raz się zmieni. Wykazuje gotowość do nauki nowych narzędzi, dostosowuje się do nowych procesów pisania i publikowania oraz ma świadomość trendów branżowych i aktywne podążanie za nimi.
Sztuka opowiadania faktów
Wyobraźcie sobie, że technical writer jest niczym reżyser, który potrafi zamienić skomplikowane zagadnienia w prosty, klarowny język, prowadzi widza - czyli użytkownika - przez labirynty faktów i kontekstu prostym językiem. Każda instrukcja, tutorial czy opis API staje się opowieścią. Nie ma tu miejsca na chaotyczne ciągi poleceń - każdy krok jest następstwem poprzedniego. Storytelling w techwritingu nie oznacza wymyślania historii science-fiction w środku instrukcji obsługi. Chodzi raczej o uporządkowanie treści, aby użytkownik czuł, że podąża logiczną ścieżką i jest w stanie samodzielnie dotrzeć do rozwiązania.
W praktyce oznacza to:
- Wprowadzenie kontekstu, dlaczego coś robimy.
- Prowadzenie odbiorcy krok po kroku, z jasno określonym punktem startu i celem.
- Podawanie informacji w odpowiedniej kolejności — tak, by nie "zalewać" użytkownika danymi, których nie potrzebuje lub które są zbędne na tym etapie.
- Dodawanie przykładów, które pomagają zrozumieć pojęcia.
Jak to można zrobić?
Przykład — opis konfiguracji systemu
Wersja prosta:
- Z menu Ustawienia wybierz sekcję Sieć.
- Włącz opcję Połącz automatycznie.
- Kliknij Zapisz.
Wersja z narracją:
Aby Twoje urządzenie łączyło się z siecią bez każdorazowego wprowadzania hasła:
- Przejdź do Ustawienia→Sieć.
- Zaznacz pole Połącz automatycznie.
- Kliknij Zapisz.
Od teraz urządzenie będzie pamiętać Twoje preferencje, a połączenie będzie działać od razu po włączeniu.
Przykład — opis instalacji aplikacji mobilnej
Wersja prosta:
- Otwórz sklep Google Play lub App Store.
- Wybierz ikonę Szukaj.
- Wpisz nazwę aplikacji w wyszukiwarkę.
- Kliknij Zainstaluj.
- Po zakończeniu instalacji, kliknij Otwórz.
Wersja z narracją:
Aby korzystać z aplikacji na swoim telefonie, otwórz sklep Google Play (na Androidzie) lub App Store (na iPhonie), następnie wybierz ikonę Szukaj.
Wpisz w wyszukiwarkę nazwę aplikacji i wybierz ją z listy wyników.
Kliknij Zainstaluj, a system automatycznie pobierze i zainstaluje program.
Cały proces trwa tylko chwilę, a po zakończeniu możesz od razu kliknąć Otwórz i rozpocząć korzystanie z aplikacji.
Opowiadanie historii w dokumentacji nie powinno być długie. Czasami wystarczy dodać kontekst, cel i wynik końcowy. Dzięki temu użytkownik lepiej rozumie, dlaczego coś robi, widzi sens kolejnych kroków, a cała instrukcja zmienia się w spójną opowieść, którą łatwo zapamiętać.
Dogadać się w projekcie
W pracy technical writera współpraca zespołowa jest kluczem do tworzenia rzetelnej i przydatnej dokumentacji. Oznacza to umiejętność efektywnego działania w zespole złożonym z ekspertów z różnych dziedzin - od programistów, przez testerów, po specjalistów UX, lista osób może być długa, a każdy z nich ma inny styl pracy i komunikacji.
Przykład:
Technical writer pracuje nad dokumentacją nowej strony dla sklepu jeździeckiego. Programista przekazuje mu szczegółowe informacje w formie kodu i używa technicznego żargonu, tester opisuje problemy w punktach bez kontekstu, a projektant UX dostarcza makiety ekranów bez opisów, uznając, że nie będą one potrzebne i same makiety wystarczą. Jak poradzić sobie z tym chaosem?
| Kto | Dane wejściowe | Jak to zrobił technical writer |
|---|---|---|
| Programista | Dostarczył fragment kodu produktu: id, name, price, rating, image, tag. | Przełożył strukturę kodu na dokumentację API. Opisał każde pole: typ, znaczenie, użycie (id (integer) – unikalny identyfikator produktu w systemie. Jest globalny dla całej bazy produktów, a nie tylko dla danej kategorii). |
| Tester | Zgłosił niejasności: brak waluty przy cenie, brak info o skali ratingu, niejasny zakres wartości tagu, co z niedostępnym zdjęciem. | Zamienił uwagi w sformalizowane specyfikacje: dodał opis waluty, zakres ratingu (1–5), charakter pola tag (procenty lub słowa), rekomendację dla fallback image. |
| UX designer | Przygotował makietę karty produktu, ale bez opisu zachowania. | Połaczył elementy wizualne na dane z kodu (nazwa, cena, rating, zdjęcie, tag). Dodał narrację i przygotował pytania do UX (Czy są ograniczenia długości nazwy? Jak prezentowana jest cena w różnych walutach?). |
Zadaniem technical writera jest połączenie tych trzech źródeł w spójną całość, co oznacza uporządkowanie treści, tłumaczenie technicznego języka programistów na przystępny opis uzupełnienie luk, na przykład poprzez zadawanie pytań co to istotności użycia makiet, gdzie dodać elementy graficzne, jak również uwzględnić czas realizacji całego projektu. To wymaga zarówno umiejętności adaptacji do różnych stylów pracy, jak i zdolności przekładania technicznego języka na prosty, przystępny opis.
Innymi słowy, technical writer pełni rolę tłumacza i mediatora, który potrafi znaleźć wspólny język między specjalistami a użytkownikiem, dbając, by skomplikowane informacje stały się jasne, spójne i przyjazne w odbiorze
Jak nie utonąć w morzu notatek i ticketów
Technical writer często pracuje nad kilkoma projektami jednocześnie, co wymaga doskonałej organizacji czasu, priorytetów i wersji dokumentów. Kluczowe jest utrzymanie terminowości i spójności treści, nawet gdy równolegle powstaje wiele materiałów w różnych etapach rozwoju produktu.
Przykład:
Writer przygotowuje instrukcję użytkownika do nowego systemu, jednocześnie aktualizując dokumentację API i tworząc przewodnik dla innego projektu. Aby uporządkować swoje zadania może stworzyć listę priorytetów, podzielić prace na mniejsze zadania, uwzględnia zmiany zatwierdzone przez osoby przeglądające dokument. W Trello można to zrobić w następujący sposób:
Dzięki narzędziom do planowania można łatwo dodać zadania, podzielić je według priorytetów, oznaczyć ich status (Do zrobienia, W toku, Gotowe) oraz przypisać członków zespołu do poszczególnych kart. Cały proces tworzenia dokumentacji staje się bardziej przejrzysty i uporządkowany. Z kolei stosowanie kontroli wersji (Git, CMS) pozwala utrzymać porządek w materiałach, unikając sytuacji, w której starsza wersja dokumentu trafia do publikacji i co najważniejsze chaosu, kiedy równolegle tworzy różne typy dokumentacji.
Co tu dużo pisać, skuteczny technical writer potrafi być wielozadaniowy.
Dokumentacja, która nie usypia, czyli magia kreatywności
W pracy technical writera liczy się nie tylko poprawność merytoryczna, ale też forma przekazu. Dobór odpowiedniego formatu - czy będzie to tekst, infografika, czy wideo - powinien być dopasowany do odbiorcy, aby treść była nie tylko informacyjna, lecz także angażująca. Innowacyjne podejście do prezentacji treści może zainteresować czytelników i ułatwić im przyswajanie informacji, większa szansa na to, że użytkownik zrozumie i zapamięta kluczowe informacje. I owszem, nikt nie jest w stanie być kreatywnym przez cały czas (nawet Szekspir musiał czasem zrobić przerwę), ale warto zapisywać swoje pomysły i korzystać z dostępnych narządzi by móc się rozwijać . Dziś Wasze notatki mogą być jak szkic do kiepskiej książki, ale jutro może się okazać, że są inspiracja do projektu.
Przykład:
Technical writer ma przygotować instrukcję do obsługi automatycznego defibrylatora zewnętrznego (AED). Może sam zdecydować jaka to będzie forma, czy będzie to tekst, infografika, a może wideo?
Co wybrać i dlaczego? Forma wizualna jest bardziej przydatna zwłaszcza w branżach, gdzie liczy się czas reakcji, bezpieczeństwo albo szybkie wdrożenie. Wizualna instrukcja będzie najtrafniejszym wyborem, ponieważ ma pomóc ratownikowi lub osobie pomagającej, szybciej przyswoić informacje, w tym przypadku nie ma czasu na wątpliwości, liczy się szybka reakcja, nawet w stresie!
Przy instrukcji wizualnej skraca się czas potrzebny na zrozumienie procedury i zmniejsza się ryzyko popełnienia błędów, sam opis Przyklej elektrody na klatce piersiowej może budzić pewne wątpliwości, dlatego dodanie grafiki może okazać się kluczowe.
Jak nie być robotem w świecie ludzi
Empatia to super moc, dzięki której technical writer potrafi wejść w buty użytkownika, nawet jeśli są to niewygodne szpilki czy dziecięce sandały. Jest to szczególnie ważne, gdy ten użytkownik może być zestresowany, zdezorientowany lub dopiero zaczyna. Dzięki empatii technical writer potrafi przewidzieć pytania i problemy, jakie mogą pojawić się podczas korzystania z narzędzia lub usługi. Takie podejście pozwala tworzyć dokumentację, która odpowiada na realne potrzeby odbiorców i prowadząc użytkownika za rękę, zanim ten zdąży się zgubić.
Przykład:
Podczas tworzenia dokumentacji technical writer zauważa, że część użytkowników może mieć wątpliwości, co wpisać w pole ID klienta.
Co może zrobić, aby im pomóc? Zamiast tylko wymienić to pole w instrukcji, można dodać kontekst, gdzie znaleźć ID klienta (numer klienta znajdziesz w oddzielnym email, składa się on z 6-cyfr) lub dodać na przykład podpowiedź. Użytkownik nie tylko wie, co wpisać, ale też skąd wziąć potrzebne informacje i jakie błędy mogą się zdarzyć. Czuje się prowadzony krok po kroku, a ryzyko popełnienia błędu maleje.
Skoro omówiliśmy już trochę teorii o umiejętnościach, to nadszedł czas na cześć bardziej praktyczną. Umiejętności miękkie nie są zawsze wrodzonym talentem, ale można je rozwijać tak samo, jak znajomość nowych narzędzi czy języków.
Ćwiczenia i narzędzia
Poniżej znajdziecie przykłady ćwiczeń i narzędzi, które mogą Wam pomoc w ulepszeniu umiejętności miękkich pod względem komunikacji, empatii i narracji. Może okażą się przydatne w Waszej codziennej pracy.
Ćwiczenie 1: Myślenie od problemu do rozwiązania
jak można to zrobić: Zamiast pisać instrukcję od pierwszego kroku, zacznij od oczekiwanego efektu, a następnie cofnij się krok po kroku do punktu startowego.
Ćwiczenie 2: Storytelling do codziennych zadań
jak można to zrobić: Zacznijcie od opisywania zwykłych zadań biurowych (jak na przykład, wprowadzanie danych do systemu) jako krótką historię — z punktem startowym, problemem, rozwiązaniem i rezultatem.
Narzędzia wspierające rozwój umiejętności miękkie w techwritingu:
- Loom nagrywanie objaśnień w formie wideo
- Canva do kreatywnego mapowania procesów i tworzenia notatek wizualnych
- Evernote aplikacja do tworzenia i przechowywania notatek
- Narzędzia oparte na sztucznej inteligencji, chat boty które mogą symulować sytuacje społeczne
- Trello / Jira do śledzenia postępów w ćwiczeniach i pracy nad komunikacją.
Na zakończenie
Przedstawiliśmy tylko kilka przykładów jak wykorzystać umiejętności miękkie w pracy technical writera. Rozwijanie tych umiejętności wymaga świadomej praktyki i ciągłego uczenia się a inwestowanie w ich rozwój może wkrótce stać się niezbędne do budowania kariery w dynamicznym świecie zawodowym. Umiejętności takie jak komunikacja, współpraca czy elastyczność, mają coraz większe znaczenie, szczególnie w zawodach technicznych, gdzie techniczne umiejętności muszą iść w parze z efektywnym przekazywaniem informacji.
A wy co o tym myślicie? Czy umiejętności miękkie są ważne w Waszej pracy? Jakie macie doświadczenia z ich rozwijaniem? Podzielcie się swoimi przemyśleniami w komentarzach!