Test dla nowego tech writera

Decyzja o przyjęciu nowej osoby do zespołu nie należy do łatwych, szczególnie w przypadku rekrutowania na tak wieloaspektowe stanowisko, jakim jest technical writer. Jak wyłonić właściwego kandydata? Jaką wybrać metodę testowania wiedzy i umiejętności? W poniższym artykule postaram się odpowiedzieć na te i inne kwestie dotyczące zatrudniania na stanowisko technical writera.

Dla kogo jest ten tekst?

Artykuł adresowany jest w szczególności do team leaderów, którzy stają przed wyzwaniem wyłonienia właściwej osoby do zadań pisarskich w świecie technologii.

Jeśli z kolei jesteś po drugiej stronie tego równania i przygotowujesz się do rozmowy kwalifikacyjnej w branży tech comm, to powinien zainteresować Cię przegląd przykładowych zadań testowych.

Skąd pomysł, by podzielić się z Wami własnym doświadczeniem?

Jakiś czas temu zadzwonił do mnie team leader, który szukał wskazówek do napisania testu dla technical writera. Pierwszy raz w życiu rekrutował taką osobę i wcześniej nie miał w projekcie specjalisty ds. dokumentacji. Był autentycznie zainteresowany wymaganiami i charakterem pracy w tym zawodzie. Starałem się przybliżyć specyfikę tego co robię, nie epatując nadmiarem żargonu i skrótów myślowych. Mam nadzieję, że go zbyt mocno nie skołowałem 😉. Udzieliłem kilku odpowiedzi "na gorąco", sprawę przekazałem do firmy DREDAR Darka Drezno doradzającej w takich sprawach i wróciłem do swoich zajęć. Temat wydał mi się jednak na tyle istotny i ciekawy, że postanowiłem go zbadać, szczególnie, że miałem już kilka obserwacji z poprzedniej firmy, gdzie lata temu asystowałem przy rekrutacji nowych ludzi do zespołu i też musieliśmy wymyślić zadania pisemne.

Niedługo potem miałem zresztą okazję do zebrania nowych przemyśleń, w praktyczny sposób obcując z tematem z pozycji kandydata. Po latach udanej kariery postanowiłem poszukać dla siebie nowej przystani, wziąłem więc udział w kilku procesach rekrutacyjnych, co ostatecznie zaowocowało angażem w Hitachi Energy.

Jak wybrać najlepszego technical writera? Czy ten kandydat najlepiej poradzi sobie z e-learningiem, API, tool manualami, instrukcjami do software'u, hardware'u czy Internet of Things? Prędzej odnajdzie się w tworzeniu materiałów dla odbiorców wewnętrznych czy zewnętrznych? Artefakt taki jak Tiara Przydziału z serii książek i filmów "Harry Potter" zaoszczędziłaby wiele czasu zarówno rekruterom, jak  i kandydatom. Jeśli nie masz do niej dostępu, jak wyłonić magika pióra? Odpowiedzi znajdziesz poniżej.

Zanim siądziesz do pisania testu, ustal priorytety i wymagania

Jeśli szukasz pisarza technicznego, zacznij od sprecyzowania poniższych kwestii:

• Do czego służy produkt, który trzeba opisać? Jakie materiały są potrzebne?
• W jakim języku mają być te treści?
• Czy jest to dokumentacja na potrzeby wewnętrzne firmy, dla klienta zewnętrznego czy odbiorcy indywidualnego?
• Czy chodzi o instrukcje użytkowania czy dokumentację deweloperską kodu lub API?
• Czy istnieją już jakieś materiały? Jeśli tak, to na jakim są poziomie? Czy są aktualne?
• Jakiego poziomu ugruntowanej wiedzy technicznej potrzeba, by poradzić sobie na tym stanowisku?
• Znajomość których narzędzi będzie niezbędna?
• Czy wykorzystywany jest konkretny style guide np.: Microsoft Manual of Style lub Google Developer Guidelines?
• Jak pilnie potrzebna jest ta dokumentacja? Jak często publikowane będą te materiały?
• Jaka jest ilość tekstów do opracowania? Czy należy opisać jeden czy wiele produktów?
• Jaka jest dojrzałość dokumentacyjna zespołu i świadomość dokumentacji w firmie?
• Czy zespół deweloperski współpracował już z "dokumentalistą"? Czy nowy tech writer będzie współpracować z wieloma zespołami? Czy w firmie są inni doświadczeni koledzy i koleżanki po fachu?
• Jakie cechy osobowości powinna mieć ta osoba, by odnaleźć się w zespole i osiągnąć sukces?

Te i inne pytania należy postawić podczas definiowania stanowiska i precyzowania oferty pracy. Mają one spore znaczenie dla testu, który chcesz opracować.

Jak przetestować wiedzę, umiejętności i predyspozycje?

Podstawową metodą jest wywiad podczas rozmowy rekrutacyjnej. Nie zawsze wymagane jest wykonanie próbki pisemnej, czasem wystarczy rozmowa i udostępnienie swojego repozytorium z przykładowymi dziełami.

Im więcej etapów rekrutacji, tym większa szansa, że poproszą Cię o wykonanie zadania w formie pisemnej. Większość pracodawców woli w praktyczny sposób sprawdzić Twoje zdolności i styl pisania, bo śpiewające przejście rozmowy nie zawsze udowadnia, że ktoś ma wszechstronne doświadczenie, wyrobione nawyki i umiejętności pisarskie, które pozwalają zaadaptować się do nowego środowiska.

Jest to zawsze kwestia indywidualna czy taki test jest wymagany, co należy sprawdzić i jaką metodą. Poniżej prezentuję najczęściej spotykane przykłady tego, jak pracodawcy do tego podchodzą.

Potrzebny pisemny sprawdzian - pomysły na testy

Przegląd pomysłów rozpoczniemy od tych najbardziej odbiegających od codziennych obowiązków technical writera, aż po najbardziej realistyczne symulacje Twoich przyszłych zadań. Niektóre z propozycji są tylko uzupełnieniem i występują w kombinacji z innymi metodami. Przy wszystkich przykładach zakładana jest praca w języku Szekspira i Davida Beckhama.

Test osobowości

Jest to raczej rzadko występująca opcja uzupełniająca. Testy te mogą dać pewne pojęcie o dominujących cechach osobowości i preferencjach - sam swego czasu mocno interesowałem się modelem wielkiej piątki, który z powodzeniem wykorzystuje się w rekrutacjach, badaniach naukowych i może pomóc w poznaniu samego siebie i w samorozwoju. Zastanawiam się, co rekruter po drugiej stronie jest w stanie wywnioskować na tej podstawie. Czy oceni, że pasujesz psychologicznie do reszty zespołu albo roli? Albo czy preferujesz określonego typu zadania i oczekujesz takiej a nie innej częstości interakcji z innymi? Kto wie.

Jedna rada - nie kłam w tych testach i nie naciągaj prawdy, bo testy są zaprojektowane tak, by próby mataczenia były łatwo widoczne w wynikach.

Test inteligencji i logicznego myślenia

Tego rodzaju testy stosowane są niezmiernie rzadko. Być może decydują się na nie pracodawcy szukający dobrych analityków, będących w stanie szybko wyciągnąć wnioski z dużych ilości danych. Być może chodzi też o zdolności matematyczne.

Test pisemny znajomości języka angielskiego

W każdej rekrutacji przychodzi moment na rozmowę po angielsku, a czasem trzeba rozwiązać test dowodzący znajomości zasad gramatyki i słownictwa.

Opisz ostatnio obejrzany film lub przeczytaną książkę

Opisz coś, udowodnij, że potrafisz szybko ułożyć dobry tekst na niezobowiązujący temat.

Opisz i rozrysuj proces sortowania listów na poczcie

Jest to autentyczne zadanie sprzed 12 lat jakie dostałem podczas rozmowy rekrutacyjnej. Ćwiczenie ma na celu sprawdzić zdolność myślenia o procesach i ich opisywania.

Zrób szybki research w internecie i opisz koncepcję

Tutaj sprawdzana jest zdolność wyszukiwania, porządkowania i opracowywania informacji. Kandydat może dostać do opisania ogólnodostępną aplikację, urządzenie lub system.

Opisz różnice między materiałem szkoleniowym a instrukcją

Ćwiczenie to można też wykonać ustnie. Pokazuje czy rozmówca ma doświadczenie pracy z różnymi materiałami i rozumie jak skrojone powinny być dla innych grup odbiorców. Jeśli brakuje Ci wiedzy w tym temacie, zapoznaj się z ITCQF.org.

Popraw błędy językowe i zwróć uwagę na problemy w instrukcji

Tutaj można popisać się wyczuciem językowym i zdolnością wychwytywania błędów. Jest to szczególnie ważne jeśli nowa osoba ma recenzować pracę innych członków zespołu. Dodatkowo, tech writer powinien być w stanie zaproponować ulepszenia i mieć swoje zdanie na temat brzmienia procedury.

Przetwórz podany tekst na opis koncepcji, procedurę czy materiał referencyjny

To zadanie dobrze sprawdza doświadczenie z różnymi typami dokumentacji i zdolność dostosowania języka i formy zależnie od zastosowania. Jeśli potrzebujesz zgłębić ten temat, z zapoznaj się z materiałami proponowanego już wyżej ITCQF.org.

Stwórz instrukcję na podstawie rzutów ekranu interfejsu

Tutaj ćwiczenie jest kompleksowe. Wymaga dobrego rozplanowania sekcji i stworzenia odpowiednich ilustracji. Utrudnieniem jest brak możliwości użycia danej aplikacji, dlatego screeny powinny być tak wybrane, by jednoznacznie prezentowały ten produkt. Opisanie go na podstawie tych zdjęć powinno być możliwe bez potrzeby zgadywania jak ten produkt działa.

Zasugeruj usprawnienia UX Writing i UX Design

Coraz częściej występują zadania z elementami z dziedzin UX writing i UX design. Choć nie zawsze technical writer musi być ekspertem w tych kwestiach, odrobina obycia z nimi daje przewagę podczas rekrutacji.

Przetestuj witrynę lub aplikację i opisz jak z niej korzystać

Tu mamy przykład czynności, którą często wykonujemy w codziennej pracy: usiądź, poeksperymentuj z aplikacją i opisz ją na bazie praktycznego doświadczenia korzystania z niej.

Ściągnij repozytorium projektowe i wprowadź na nim swoje zmiany

W większości rekrutacji uczestnicy po prostu odsyłają stworzony tekst w Ms Word czy innym popularnym formacie. Czasem zadanie zbliżone jest do autentycznego stylu i procesu pracy. Jeśli w danej firmie dokumentację publikuje się na repozytorium Github w formacie Markdown, a tworzenie Pull Request jest niezbędnym krokiem, by nowy tekst został sprawdzony i zatwierdzony, to kandydat powinien bez problemu być w stanie użyć tej metody.

Dodatkowe aspekty

Powyżej wymieniłem metody sprawdzenia wiedzy i umiejętności.

Dalej, prezentuję dodatkowe aspekty, które wpływają na poziom trudności i odczucia kandydata.

Limit czasu

Świetnym rozwiązaniem dla obu stron jest nałożenie limitu czasu. Osoba testowana wybiera dogodny moment na wykonanie ćwiczenia, które musi ukończyć w godzinę lub dwie. Nawet proste zadanie robione pod presją czasu ujawni, jak kandydat radzi sobie z zarządzaniem czasem, panowaniem nad stresem i podejmowaniem trudnych decyzji w sytuacji, gdy jest się zdanym na siebie samego. Z kolei dla uczestnika jest to wygodne podejście, bo nie wymaga poświecenia dużo czasu i wynik jest szybko znany.

Wykonaj ćwiczenie w czasie spotkania online lub w biurze

Dodatkowym wyzwaniem może być fakt, że rozwiązujesz test będąc na wizji, a rekrutujący czekają aż skończysz. Niby nic, ale można się spocić 😉

Objętość

Twórcy testu powinni znać tu umiar, bo kandydaci mogą pracować i nie mieć czasu na pracę z bardzo obszernymi tekstami. Przesada może być nie na miejscu i nie w porządku, wobec osoby, która poświęca swój czas wolny. Duża ilość tekstu może wywołać podejrzenie, że próbka jest tak naprawdę bezpłatną usługą, którą pracodawca wykorzysta po zakończeniu rekrutacji.

Realność tematu

Pracodawca może wybrać autentyczne zadanie z codziennej pracy, natomiast występuje podobna kwestia jak akapit wyżej: nie powinno być wątpliwości, że jest to tylko krótki test, a nie darmowa przysługa dla firmy, która z góry zamierza w nieuczciwy sposób wykorzystać Twoją pracę. Nawet pozory takiej sytuacji mogą być groźne dla reputacji firmy.

Podejściem alternatywnym jest dać fikcyjny produkt do opisania i wtedy nie ma takich wątpliwości.

Platforma wygaszająca pozostałe ekrany i ograniczająca dostęp do internetu

Tu innowacyjne utrudnienie: kandydat instaluje aplikację, która ogranicza widoczny obszar ekranu do zadań testowych i wyłączone zostają dobrodziejstwa, takie jak dostęp do wyszukiwarek i internetowych słowników.

Mała niedogodność, ale zawsze 😉

Porada dla rekrutujących

Czasem test odbierany jest jako egzamin ze znielubionego przedmiotu ze szkoły średniej. Niektóre osoby mocno to przeżywają. Warto pomyśleć o wrażeniach osoby wykonującej test. Jeśli wymagany jest duży nakład pracy i zaangażowania, to dobrze byłoby szybko poinformować o wyniku, a w przypadku odrzucenia kandydatury taka osoba zasługuje na kilka słów wyjaśnienia, co poszło nie tak i z czego powinna się podciągnąć.

Świetnym zagraniem jest pokazanie, że firmie zależy na tym, by zdający pokazał się z jak najlepszej strony. Wspierajcie kandydatów na ile jest to możliwe i udzielacie odpowiedzi na wszystkie potrzebne pytania.

Porada dla rozwiązujących

Pytaj jeśli coś wydaje Ci się niejasne lub nielogiczne w zadaniu. Prawdopodobnie nie jest to celowa pułapka, a tylko drobna kwestia do wyjaśnienia. Inicjatywa jest dobrze oceniana. Brak wyjaśnienia może utrudnić Ci wykonanie testu i obniżyć liczbę zdobytych punktów.

Wynik może być tylko jeden:

Tworząc ten mem uświadomiłem sobie, że niewiele wspominałem o sprawdzaniu znajomości specjalistycznych narzędzi tech writingowych (HAT - Help Authoring Tools). Biegłość w konkretnym narzędziu może mieć duże znaczenie i zadaniem może być wykonanie próbnego projektu w danym programie. Najczęściej jednak pracodawcom wystarczy przeprowadzenie wywiadu i dokładne przepytanie tak, by poznać poziom znajomości narzędzi. Wielu też zakłada, że jeśli ktoś umie pisać i przekształcać informacje, to mogą poczekać aż nowa osoba wdroży się i nauczy nowego dla siebie programu.

W przypadku bardziej technicznych specjalizacji wymagane może być zademonstrowanie umiejętności czytania kodu w wybranych językach programowania, ale nie było to głównym tematem artykułu.

Pozdrawiam!

P.S.

Dla wybierających się na rozmowę w niedługim czasie życzę:

POWODZEEENIAAAA!!!