Komunikacja techniczna - co to jest, kto się tym zajmuje i dlaczego?

Zazwyczaj piszemy o wydarzeniach związanych z komunikacją techniczną, o tym jak odnaleźć się w branży, jak lepiej pisać teksty czy jakich narzędzi używać, by praca była szybsza i przyjemniejsza.

Stosunkowo rzadko zajmujemy się podstawami: czym jest komunikacja techniczna i do czego jest nam potrzebna? Postanowiliśmy odświeżyć ten temat, nasz przewodnik po temacie znajdziecie poniżej.

Komunikacja techniczna - definicja

W Polsce funkcjonuje pojęcie “komunikacja techniczna”, jednak nie doczekało się ono chyba jeszcze formalnej definicji - w potocznym rozumieniu jest to przekazywanie informacji (czyli komunikacja) dotyczącej “techniki wykonywania jakichś czynności lub sposobu realizacji czegoś” . Wynika to prawdopodobnie z faktu, że jest to nadal stosunkowo młoda i wciąż niszowa dziedzina. Łatwiej też używać nazw bezpośrednio zaczerpniętych z tych, które od lat funkcjonują na Zachodzie, niż tworzyć polskie odpowiedniki. Pisarz techniczny czy architekt informacji nie brzmią tak dobrze jak technical writer czy information architect. Dodatkowo, sam termin "komunikacja techniczna" też nie przyjął się w naszym kraju. Podobnie jak krajach zachodnich, w Polsce łatwiej znaleźć kogoś dla kogo "techcomm" jest pojęciem rozpoznawalnym i zrozumiałym, choć w przypadku naszych rodaków nadal zdecydowana większość to osoby ściśle związane z branżą.

Rozwijając dalej naszą roboczą definicję i bazując na jej anglojęzycznym źródle możemy śmiało stwierdzić, że komunikacja techniczna ma na celu przekazanie odbiorcy informacji z szeroko rozumianej dziedziny techniki, technologii, nauki czy inżynierii w sposób jasny i zrozumiały. W przypadku dokumentacji produktowej, celem komunikacji technicznej jest tworzenie treści tak, by opisywany produkt czy aplikacja były dla użytkownika bezpieczne i w pełni użyteczne.

Jednak, naszym zdaniem, najbardziej adekwatna jest definicja zaczerpnięta z syllabusa do certyfikatu ITCQF. Według niej komunikacja techniczna to zbiór wielu dyscyplin przenikających się wzajemnie, których celem jest efektywne przekazanie specyficznych informacji osobom, chcącym osiągnąć konkretny efekt swojego działania. Należą do niej:

• technical writing,
• technical editing,
• graphic design,
• information architecture,
• usability/user experience/user interface design,
• technical training,
• technical translation.

Kto realizuje cele komunikacji technicznej?

Jak już wspominaliśmy wyżej, tworzenie dokumentacji spełniającej założenia komunikacji technicznej czyli jasnej, użytecznej, a do tego przystępnej w odbiorze, wcale nie jest łatwe. Osoba, która pracuje w branży powinna posiadać wiele różnorodnych kompetencji - od bardzo dobrej znajomości języka obcego, poprzez znajomość opisywanej technologii, a na kreatywności kończąc. Na szczęście komunikacja techniczna pozwala na rozwój w wielu dziedzinach, spośród których najpopularniejsze są stanowiska:

• technical writer,
• API writer,
• information architect,
• technical editor,
• UX designer,
• technical content developer,
• content manager.

Jeśli więc posiadasz wymagane kompetencje, lubisz pisać i na każdym etapie tworzenia treści koncentrujesz się na odbiorcy swego dzieła, a do tego interesujesz się technologią, to może komunikacja techniczna jest branżą właśnie dla Ciebie?

Po co nam komunikacja techniczna

Głównym założeniem komunikacji technicznej jest tworzenie dokumentacji, która pozwoli użytkownikom na jak najlepsze korzystanie z posiadanych produktów. Utrzymanie wysokiego poziomu tekstów daje więc korzyści zarówno odbiorcom, jak i producentom towarów czy oprogramowania.

Korzyści dla użytkowników:

• większa satysfakcja z użytkowania produktu, programu czy aplikacji,
• mniejsze ryzyko wystąpienia błędu w trakcie korzystania z zakupu,
• wydajniejsza praca,
• zmniejszenie ryzyka chaosu informacyjnego.

Korzyści dla producentów:

• zwiększenie popytu na produkt,
• zmniejszenie ryzyka wystąpienia krytycznych błędów na etapie projektu produktu,
• lepsza wydajność środowiska pracy,
• minimalizacja kosztów związanych z naruszeniem bezpieczeństwa, awaryjnością czy złą jakością produktu.

Skoro już mowa o bezpieczeństwie, to stanowi ono jeden z kluczowych filarów komunikacji technicznej. Liczne regulacje branżowe, normy ISO czy dyrektywy unijne mają wpływ na to, co powinno znaleźć się w dokumentacji technicznej. Dlatego, na przykład w instrukcjach, znajdziecie liczne ostrzeżenia mające na celu uchronienie użytkownika przed niebezpieczeństwem. Jeśli jednak dojdzie do szkody wynikającej z użytkowania nieodpowiednio opisanego urządzenia jej konsekwencje mogą być kosztowne dla producenta, zarówno pod względem finansowym jak i karnym. Twórcy dokumentacji technicznej mają zatem na swych barkach spory ciężar odpowiedzialności.

Jakie są jeszcze filary tworzące komunikację techniczną?

Poza bezpieczeństwem, komunikacja techniczna dostarcza szeregu reguł i norm, które mają na celu ustandaryzowanie przekazywanych informacji. Często są to przewodniki, w których zawarte są cechy charakterystyczne dla komunikacji. Ułatwia to pracę twórcom treści i sprawia, że dokumentacja jest przejrzysta, łatwiejsza w odbiorze oraz posiada jednolity układ, w którym łatwo odnaleźć interesujący odbiorcę fragment. Komunikacja techniczna określa także specyficzne rodzaje dokumentów, ich formę, przeznaczenie, co znacznie ułatwia odnajdywanie i przekazywanie informacji. Do najpopularniejszych typów zaliczamy:

• instrukcje,
• manuale,
• procedury,
• pomoc on-line,
• materiały szkoleniowe.

Jak widzicie, komunikacja techniczna to cały obszar zadań, norm i wskazówek mających na celu tworzenie specyficznych treści, które jasno i prosto mają przekazać informacje. Jednak poza biznesowym obliczem, ma ona też swoją towarzyską twarz, a mianowicie prężnie rozwijającą się społeczność. Jednak to już temat na osobny artykuł 😉