MeetContentWRO październik 2024 - Relacja
30 października wrocławska społeczność rzemieślników i artystów tworzenia treści technicznych spotkała się w Infor Academy, korzystając z uprzejmości firmy Infor, już po raz trzeci! 🙏
W historii meetupów naszej społeczności tematyka jest dość różnorodna. Mamy tematy ściśle pisarskie, czasem prelegenci opowiadają też o ciekawym przypadku użycia lub chcą zainspirować do zmiany innych po tym jak wdrożyli pewnie rozwiązania u siebie.
Tym razem jednak temat był niezwykle praktyczny i śmiało można powiedzieć, że dotyczył każdego, kto nie tylko zajmuje się pisaniem (lub ogólniej: tworzeniem) ale też każdego, kto ma coś do zrobienia - czyli zasadniczo naprawdę KAŻDEGO 😀
Nasza prelegentka Ania Józala z wielkim wdziękiem zaprezentowała słuchaczom przegląd najbardziej efektywnych form organizacji i pracy.
Ania wyszła od tezy, iż pomimo, że podstawowym biznesem każdego pisarza (technicznego również) jest pisanie, to mamy jednocześnie ogrom zadań nie związanych z pisaniem. Przykłady? Tworzenie i aktualizowanie zadań w Jirze, spotkania z zespołem, powiadomienia ze Slacka czy Teamsów, które domagają się naszej uwagi już teraz - można je mnożyć!
Odzyskaj kontrolę nad wydarzeniami
Ale jak? Ania podała kilka praktycznych sposobów: zacznij od zrzucenia wszystkich zadań w jedno miejsce, może to być kartka papieru lub excel. Ale musisz wyrzucić z głowy naprawdę wszystko, tak, żeby te zadania przestały Cię dręczyć i można było je rozpracować.
Kategoryzuj
Kolejny krok to przejrzenie i skategoryzowanie zadań. Tu prelegentka wspomniała o 5 pytaniach, które mogą okazać się pomocne przy kategoryzacji:
- Tematyka lub przynależność danego zadania do konkretnego projektu.
- Termin - czy jest jakiś czas, w którym dane zadanie musi być wykonane?
- 2 minute rule - czy mogę zrobić to zadanie w czasi dwóch minut? Zadania typu: przeskanowanie i otagowanie mail w skrzynce, zaakceptowanie wniosków urlopowych, i temu podobne.
- Czy mogę to zadanie przekazać komuś innemu? - posiadanie takiej kategorii przydaje się szczególnie gdy przy wielkim nawale pracy przychodzi współpracownik i pyta czy może Ci jakoś pomóc.
- Czy to jest priorytet?
Priorytety, priorytety...
Ania przypomniała nam o macierzy Eisenhowera, która posługuje się osią ważne - pilne. Przy szczególnym nacisku na ćwiartkę: nieważne - pilne jako wyjątkowo wdzięczny rezerwuar zadań nadających się do oddelegowania.
Kalendarz
Okazuje się, że stare dobre narzędzie jakim jest kalendarz może nas bardzo wesprzeć w planowaniu i organizacji pracy. Ania wspomniała o metodach: time boxingu i pracy w blokach jako tych, które sprawnie minimalizują efekty przełączania kontekstów, tym samym zwiększając nasze skupienie i produktywność.
Time boxing polega na blokowaniu przedziałów czasowych na pracę głęboką, przykładowo od 8:00 do 12:00. Natomiast praca w blokach to ustalanie bloków czasowych, które chcemy poświęcić na konkretne zadania, czyli na przykład:
- 8:00-10:00 - przygotowywanie prezentacji
- 10:00-12:00 - zbieranie materiałów do wykonania zadania XYZ
Oczywiście nawet najbardziej zadbany i rozplanowany kalendarz nie gwarantuje sukcesu póki my sami nie zechcemy się go ściśle trzymać 😉
Tu z pomocą może przyjść kolejna opcja: praca w trybie samolotowym. A żeby mieć już całkiem czyste sumienie, można też ustawić sobie opis na Slacku informujący współpracowników że nadal pracujesz tyle, że w stanie skupienia 😀
Ale jak zacząć?
Ania przypomniała o starej i dobrej technice pomodoro. Ustaw pracę na 25 minut i przez ten czas faktycznie zajmij się pracą, bez rozproszeń. Potem niech zadzwoni twój nowy minutnik kuchenny w kształcie pomidora 🍅 (albo kurczaka, albo czego tam chcesz). Potem robisz 5 minut przerwy, w trakcie której faktycznie wstaniesz od biurka i pójdziesz zrobić sobie coś do picia albo chwilkę się rozciągasz. Potem kolejne 25 minut i tak na zmianę. Po jakimś czasie podobno wpada się we flow i już nie potrzeba minutnika bo pędzisz jak szalony! 💨
Słoń i żaba
Są czasem takie zadania, które nas zwyczajnie przytłaczają. Są ogromne i nie bardzo wiadomo jak je ugryźć.
Tu podobno sprawdza się jedzenie tego słonia po kawałku, czyli rozdzielenie mega zadania, na mniejsze, które mogą stanowić pewne oddzielne i niezależne działania, które można nawet wyestymować czasowo. Prawda, że już raźniej? 😀
A żaba? No cóż, jeśli na liście zadań na dziś jest jakieś, które wyjątkowo ci nie leży, czyli ta przysłowiowa żaba - zjedz ją na początku dnia, wtedy, jak mówi klasyk, Mark Twain, już nic gorszego cię nie spotka. Czyli zasadniczo - już będzie z górki.
A co jeśli ‘Nie i koniec!’
A co jeśli napotkamy blokadę twórczą?
Ania wspomniała o zjawisku tak zwanej fiksacji kognitywnej, czyli sytuacji, w której masz wrażenie, że nic już nie wymyślisz i nie robisz postępów w pracy. Wtedy podobno pomaga zmiana kontekstu, czyli można przełączyć się na inne zadanie kreatywne, pójść na spacer (ale nie brać zafiksowanego problemu ze sobą) lub… iść pod prysznic!
Jesteś zwycięzcą!
Po całym dniu efektywnej pracy, nie może zabraknąć również przestrzeni na nagradzanie się za postępy i wytrwałość.
To jest chyba naszym wyjątkowo słabym punktem i można prześmiewczo podejść do sprawy, ale małe, lecz systematyczne postępy potrafią zaprowadzić nas bardzo daleko! 🛣️
Jestem absolutnie pewna, że najbliższy poniedziałek po meetupie z Anią w roli głównej wszyscy obecni spędzili na spisywaniu i kategoryzowaniu zadań oraz przemeblowaniu kalendarza!
Wstąpiły w nas nowe organizacyjne siły! 💪
