Jak podnieść visibility Tech Commsów?

Jeśli jesteś Tech Writerem wystarczająco długo, z pewnością jest dla ciebie jasne, że nie wiedzieć czemu pozostajemy nieco w cieniu 🤔

Dlatego dziś będzie o wychodzeniu z cienia.

Temat podniosła nie tak dawno temu Nicole Alexandra Michaelis, w swoim poście Why I no longer believe in Content design. Nicole rozwija swoją myśl dalej w podcaście Content rookie.

Temat samotności i niezrozumienia roli contentowca mocno wybrzmiewał również podczas zeszłorocznej konferencji Soap.

Podczas jednego z lightning boxów, Cynthia Peter wystąpiła z rewolucyjną wręcz odezwą do wszystkich zgromadzonych, abyśmy wzięli sprawy w swoje ręce i zaczęli się wreszcie promować. Takie zawołanie widocznie zelektryzowało publiczność. Wszyscy zgadzali się, że czas już najwyższy i potrzeba jest paląca 🔥

Cynthia jako rozwiązanie sugerowała udział w konferencjach developerskich, żeby przybliżyć naszą pracę temu środowisku. I takie inicjatywy są z całą pewnością słuszne.

Wymagają one jednak:

• dostania się na taką konferencję
• umiejętności speakerskich
• wysokiej odporności na stres

Jeśli więc nie czujemy się całkowicie pewnie na scenie w sali wypełnionej programistami, nie traćmy nadziei! 😉

Możemy zacząć wdrażać zmianę w mniejszej skali, powiedzmy na poziomie firmy, w której pracujemy.

Jak? Na to być może każdy z nas ma jakieś swoje metody. Ja opowiem wam o swoich.

Demo

Jeśli pracujesz w IT, jest duża szansa, że zespoły z którymi współpracujesz organizują sesję Demo, gdzie pokazują co udało im się zbudować przez jakiś okres czasu, sprint, kwartał, etc.

Możesz poprosić osoby prezentujące żeby dołączyły slajd z linkami do miejsc gdzie funkcjonalność, o której będzie mowa jest udokumentowana. Najlepiej jednak sam stwórz taki slajd, żeby maksymalnie ułatwić sprawę dla prezentera.

A skoro to Demo, dorzuć też jakiś zrzut ekranu z dokumentacji, żeby nie pokazać samych linków, ale zaprezentować się bardziej wizualnie. Na przykład, zrób zrzut nagłówka i pierwszych dwóch paragrafów. Możesz dodać też swoje zdjęcie, a co! 😉

Podziękowania

Zazwyczaj osoba prezentująca na Demo nie będzie miała nic przeciwko. Co więcej, z czym spotykam się bardzo często, podczas samej prezentacji, Tech Writer który udokumentował funkcjonalność jest wspomniany razem z ogólnym podziękowaniem za dobrą współpracę 🙂

Podsumowanie kwartału

W zależności w jakich interwałach czasowych funkcjonuje twoja firma, możesz też zapoczątkować wysyłanie maili z aktualnościami z twojego działu. Klasycznie, rzeczy, które warto podkreślić to między innymi:

• Wdrożone funkcjonalności, które twój dział dokumentował wraz z linkami do tej dokumentacji, jeśli ktoś chciałby poczytać więcej.
• Nowi Tech Writerzy dołączający do zespołu.
• Linki do ciekawie zrobionych i ogólnodostępnych portali dokumentacyjnych innych firm.
• Użyteczną poradę pisarską - pamiętaj, że nie tylko my w firmach piszemy! Możesz dodać link do waszego style guide’a.

wskazówka

Kiedyś pracowałam w firmie, w której współtworzyłam cotygodniowy branżowy newsletter.

Wiecie kiedy jest największa szansa, że ludzie taki newsletter zauważą i otworzą? Po lunchu w piątki!

Wszyscy generalnie szykują się już do zakończenia tygodnia. A jeśli wtedy nie zajrzą, to zajrzą w poniedziałek do porannej kawy 😀

Niech liczby mówią same za siebie

Znajdź sposób, żeby przedstawić swoją pracę w liczbach. Na przykład:

• Ile funkcjonalności udokumentowałeś w danym przedziale czasowym? (uśrednij, policz zamknięte taski)
• Z iloma SMEs musiałeś się skontaktować, żeby w pełni zrozumieć i opisać nową funkcjonalność?
• Ile bugów dokumentacyjnych udało ci się rozwiązać?

A najlepiej, jeśli przedstawisz to w jakimś zgrabnym pie charcie! 🤩

Slack, Teamsy i kariera w kinematografii

Używaj ogólnych kanałów, gdzie gromadzą się produktowcy czy programiści z obszaru którym się zajmujesz. Publikuj tam zwięzłe opowieści o twojej pracy i warsztacie.

Z życia Tech Writera

Przypuśćmy, że zespół poprosił cię o wymyślenie nazwy dla nowego atrybutu. Możesz krótko opisać co robisz, żeby na końcu powstała krótka lista z sugestiami.

To jest nie lada wyzwanie i jako takie powinieneś to opisać! Są trudy i przeciwności i świat musi o tym usłyszeć. Każdy nowy pomysł ma wady i zalety.

Możesz opisać na przykład:

• Czy robisz burzę mózgów? Jeśli tak, to solo czy prosisz o udział innych Tech Writerów?
• Jakich kryteriów potem używasz robiąc selekcję?
• Czy używasz jakichś narzędzi?
• Czy masz ulubiony Thesaurus?

Możesz też podlinkować ogólnodostępne wytyczne i dobre praktyki z dziedziny UX copy lub poprosić o ocenę trzech wersji jednego komunikatu błędu. Niech zagłosują który podoba im się bardziej.

Chodź tam gdzie Produktowcy i UXsi

Kiedy ktoś publikuje post o funkcjonalności, którą opisywałeś ty lub ktoś z twojego zespołu, na przykład, że właśnie wydali jakąś konkretną zmianę, w tym samym wątku wklej link do dokumentacji.

Opatrz go oczywiście odpowiednim intro: Hej, w razie gdybyście potrzebowali więcej informacji, dokumentację która jest już dostępna dla klienta możesz znaleźć pod TYM LINKIEM. Feedback mile widziany!

Chwalmy się tym co robimy!

Co wy tam w ogóle robicie w tych Tech Commsach?

Nagraj filmik opisujący proces tworzenia dokumentacji. Innym razem opowiedz o narzędziach, których używacie. Pokaż różnie smaczki, które twój CMS umożliwia.

A może macie skomplikowany proces publikowania treści? Kto wie, może jakiś programista znajdzie trochę czasu żeby pomóc ci co nieco usprawnić? 🤔

Postuj to wszystko na jakimś kanale przeznaczonym do dzielenia się wiedzą, jeśli taki istnieje.

Wszystko pięknie ładnie...

Jak ze wszystkim w życiu, jest pewna granica. Wszyscy dobrze wiemy, że właściwie każdy Tech Writer ma masę roboty, żeby nadążyć za developmentem. Nie wspominając o dodatkowym wysiłku poświęconym na promocję swojej pracy.

I to jest całkowicie zrozumiałe.

Jeśli czujesz się na siłach, możesz zacząć od małych zmian, zaplanować je i zbierać materiał w tak zwanym między czasie, na przykład w trakcie kwartału.

wskazówka

Zrób sobie dedykowany plik i zapisuj pomysły. Jeśli jesteś częścią większego zespołu, możecie to przedyskutować i być może podzielić się pracą.

Potem zarezerwuj sobie czas w spokojniejszym okresie (dosłownie: blokuj kalendarz 😉) żeby stworzyć konkretne posty.

Każda taka inicjatywa pomaga w promocji naszej funkcji, uświadamia innych o wartości jaką dodajemy do produktu i firmy.

I pozwala mieć nadzieję, że pewnego dnia, za siedmioma górami, zaangażują nas odpowiednio wcześnie i dadzą pełen kontekst na pierwszym spotkaniu 😀

A tak poważnie, jeśli tylko mamy możliwość, przypominajmy sobie od czasu do czasu, że nasza praca nie polega tylko na zamykaniu tasków.

Pielęgnujmy w sobie pasję do efektywnej komunikacji! 💪