Wszystko o DITA – strategia

Strategia dla treści (ang. content strategy) odnosi się do tworzenia treści, jej publikacji oraz utrzymania. Jeżeli chcecie dowiedzieć się więcej, możecie sięgnąć do naszego artykułu, który omawia ten temat.

Niedawno opisaliśmy podstawowe zagadnienia związane z ditą (dla przypomnienia, przyjęliśmy konwencję, że kiedy odmieniamy skrót DITA piszemy go jakby był słowem). Te podstawy pomogą nam w stworzeniu strategii dla naszej treści i pozwolą odpowiedzieć na pytanie: czy w ogóle będziemy używać dity.

Strategia powinna zawierać odpowiedzi na następujące pytania:

  1. Po co i dla kogo piszemy?
  2. Jakie wersje produktu opisujemy?
  3. Czy współdzielimy treść między publikacjami?
  4. Czy tłumaczymy?
  5. Jakie formaty publikujemy?

W tym artykule rozwiniemy każde z powyższych zagadnień w odniesieniu do dity i wspomnimy o pewnych funkcjonalnościach, ale bez wdawania się w szczegóły techniczne. Te będziemy wyjaśniać w kolejnych wpisach.

Po co i dla kogo piszemy?

Pytamy o to, żeby zdecydować jakie rodzaje treści będziemy publikować. Czy będzie to instrukcja obsługi urządzenia lub aplikacji, dokumentacja podręczna API, metody usuwania awarii, często zadawane pytania, a może materiały szkoleniowe? Ma to znaczenie w standardzie DITA, który daje nam różne rodzaje topików.

Typy topików DITA

Podstawowymi typami topików są:

  • concept
  • task
  • reference

Pokrywają one potrzeby większości instrukcji obsługi. Concept opowiada o zagadnieniu, task wymienia kroki potrzebne do wykonania zadania, a do reference zaglądamy, żeby sprawdzić komendę, listę parametrów, współczynniki czy wartości.

Istnieje jeszcze czwarty ogólny typ „topic”, który jeszcze nie wie kim chce być i może być kimkolwiek. Używa się go często jako tekstu wprowadzającego do rozdziału lub czegoś co nie ma określonego celu. Więc po co go piszemy?

Czym właściwie różni się concept od tasku? W tym pierwszym mamy miejsce na akapity, grafiki, tabele, itp. W drugim, kroki, ostrzeżenia, przykłady, rezultaty. Dlatego stosujemy typy topików, żeby przyzwyczaić użytkownika, że jak widzi ścianę tekstu, to tłumaczy ona jakieś zagadnienie, a jak widzi listę kroków, to powinien je wykonać.

DITA pozwala nam na tworzenie dowolnych typów których jest bardzo wiele. Niektóre z nich są dosyć popularne, na przykład troubleshooting. Ten rodzaj topiku opisuje typowe problemy i jak z nich wybrnąć. Zawiera elementy takie jak:

Nasza strategia powinna definiować typy topików i ewentualne rozszerzenia bądź restrykcje, bo dzięki temu DITA będzie nam pomagać w pisaniu oferując gotową strukturę. Pisanie topików będzie wtedy przypominało wypełniane formularza, przez co my nie zapomnimy czegoś napisać, a czytelnik będzie wiedział czego się spodziewać.

Jakie wersje produktu opisujemy?

Nasz produkt może być oprogramowaniem, które jest udostępniane online i wszyscy zawsze używają jego najnowszej wersji. Nasz produkt może być też pralką, która ma różne modele, podobne do siebie ale jednak inne. W końcu może piszemy dokumentację do samochodów Tesla – nie tylko są różne modele, ale każdy z nich jest aktualizowany.

DITA sama w sobie nie rozwiąże problemu wersjonowania, dlatego musimy mieć je na uwadze używając treści warunkowych, conrefów (wyjaśnienie poniżej), linków, i tym podobnych, bo mogą one bardzo skomplikować sprawę.

W prostych, liniowych scenariuszach, wystarczy nam system wersjonowania plików, jak Git czy SVN, ale w bardziej złożonych przypadkach może przydać się specjalistyczny CMS. Na rynku istnieje wiele rozwiązań i wybór odpowiedniego to temat na osobny artykuł. Dlatego w tym miejscu wymienimy tylko dwa bardzo tanie, ale kompleksowe rozwiązania: easyDITA i DITAToo.

Czy współdzielimy treść między publikacjami?

W dicie możemy używać jednego topiku w wielu mapach, albo stosować conrefy i różne ich odmiany. Warto to robić, jeżeli jakaś treść jest powtarzana bez zmian lub z drobnymi zmianami, jednak musimy pamiętać, żeby dostosować ilość współdzielonych topików do rozmiaru dokumentacji i zespołu. Coś co bardzo obniży koszt napisania jednego słowa (które jest potem powielone w wielu miejscach) może nam podnieść koszt zarządzania zmianą. Czy nowa funkcjonalność odnosi się do wszystkich wersji i modeli? Czy ten topik nie jest przypadkiem używany w wersji administratora i klienta? Czy możemy to teraz zmienić, kiedy kilkadziesiąt książek właśnie poszło do tłumaczenia?

Poza tym, zidentyfikowanie, które treści warto współdzielić to też nie lada wyzwanie. Możliwe, że mamy bardzo dużo dokumentacji pisanej przez bardzo długi okres czasu przez różnych ludzi. Nie ma fizycznie osoby, która wie co jest gdzie napisane i czy nie ma czegoś podobnego w innych miejscach. Wprowadzenie współdzielenia może być stopniowe, ale zawsze wymaga starannego przemyślenia.

Czy tłumaczymy?

Jeżeli tak, to musimy bardzo uważnie podejść do tematu conrefów i treści warunkowej. Conref to specjalny atrybut używany w dicie, który pozwala nam użyć fragmentów tekstu pochodzących z innych topików. Na przykład jeżeli używamy taga <uicontrol>, który oznacza element interfejsu, możemy wpisać w niego treść:

<uicontrol>volume knob</uicontrol>

Lub możemy stworzyć plik zbierający wszystkie elementy danego interfejsu, np. panelu, i umieścić w nim nazwy tych elementów do ponownego wykorzystania. Możemy stworzyć taki oto przykładowy topik o nazwie panel.dita:

<uicontrol id="volknob">volume knob</uicontrol>
<uicontrol id="bandcon">band control<uicontrol>
<uicontrol id="basscon">bass control</uicontrol>
<uicontrol id="powbutton">power button</uicontrol>

Jeżeli chcemy użyć tekstu, wstawiamy do naszego topiku analogiczny tag z atrybutem @conref, gdzie wartością jest ścieżka do pliku oraz @id elementu, do którego się odwołujemy, na przykład tak:

<uicontrol conref="panel.dita/volknob">volume knob</uicontrol>

Jednakże, umieszczenie conrefu w środku zdania może doprowadzić do błędów w tłumaczeniu, na przykład:

EN: <p>Turn the <uicontrol conref="panel.dita/volknob">volume knob</uicontrol> all the way to 11.</p>
PL: <p>Przekręć <uicontrol conref="panel.dita/volknob">gałka kontroli głośności</uicontrol> do pozycji 11.</p>

Tłumacz nie mógł zmodyfikować frazy „gałka kontroli głośności” i napisać „gałkę kontroli głośności”, bo została ona pobrana z innego pliku w czasie budowania dokumentu.

Nasza strategia powinna obejmować zagadnienia techniczne wynikające z użycia zaawansowanych funkcjonalności dity. Nawet jeżeli teraz nie tłumaczymy naszej treści, to możliwe, że kiedyś zaczniemy, dlatego warto się nad tym dobrze zastanowić opracowując strategię.

Jakie formaty publikujemy?

DITA pozwala nam publikować praktycznie do dowolnego formatu elektronicznego, od HTML, poprzez e-booki, po Word czy PDF i wszystko pomiędzy. Możemy nawet publikować tekst jako obrazek, jeżeli mamy taką chęć i kogoś, kto to oprogramuje. Jednak nasza wyobraźnia musi się liczyć z kosztami, bo oprogramowanie publikacji treści to skomplikowane zadanie. Nawet jeżeli publikujemy broszury w formacie PDF, musimy pamiętać, że napisaliśmy je w XMLu i nie będziemy mogli po opublikowaniu dodać gdzieś linijki, albo wymusić łamania strony w danym miejscu. Dlatego dopracowane wizualnie strony czy slajdy prezentacyjne nie są dobrym kandydatem do automatycznego publikowania. Jeżeli zależy nam na pełnej kontroli nad efektem wizualnym, lepiej użyć narzędzi do desktop publishingu typu Adobe Illustrator czy InDesign.

Ustalanie strategii

Strategia nie powstanie zaocznie w salce konferencyjnej, nawet podczas całodniowego spotkania. Właściwie to nawet kilkudniowy wyjazd strategiczny do Kotliny Kłodzkiej to za mało, ponieważ solidna strategia musi składać się z następujących elementów:

  1. Zrozumienie standardu DITA.
  2. Zrozumienie dostępnych narzędzi.
  3. Zrozumienie struktury zespołu.
  4. Zrozumienie budżetu.
  5. Znajomość treści.
  6. Znajomość celów organizacji.

Dlatego nie oszukujmy się – ustalanie strategii będzie trwało długo i będzie się wiązało z próbowaniem rzeczy w praktyce. Jeżeli wydaje nam się inaczej, to znaczy, że coś pominęliśmy.

Przykład strategii

Tworzymy serię książeczek stanowiących instrukcje obsługi do sprzętu AmplePower Tectonic Sound Megablast Megasystems. Instrukcje będą czytać ludzie pracujący przy organizacji koncertów i podobnych wydarzeń, technicy dźwiękowcy przygotowujący sprzęt, lub potencjalnie prywatni użytkownicy domowi. Mamy siedem zestawów sprzętu, każdy podobny, ale z inną liczbą elementów i innymi modelami, oraz innymi parametrami technicznymi typu moc. Raz opisane produkty nie będą się zmieniać, mogą najwyżej pojawić się na rynku nowe wersje.

Na podstawie tych pytań tworzymy naszą strategię:

  1. Będziemy pisać w DITA i użyjemy trzech podstawowych rodzajów topików:
    • Concept, żeby opisywać zagadnienia takie jak wzmacniacz, wygłuszacz i preambulator
    • Task, żeby opisywać krok po kroku zadania takie jak podłączanie konsolety, mierzenie poziomu echa, stabilizacja niskich tonów, itp.
    • Reference, żeby podać parametry takie jak pobór mocy, zakres filtra, czy impedancja mikrofonu
  2. Tłumaczymy na siedem języków, nie możemy więc ponownie wykorzystywać elementów poniżej poziomu zdania. To znaczy, możemy użyć całego zdania, np. „Turn the volume knob up to 11.”, ale nie możemy wstawić frazy „volume knob” do zdania jako conref.
  3. Zidentyfikujemy elementy wspólne, takie jak:
    • Koncepcje, które występują w każdym zestawie, jak wzmacniacz, itp.
    • Zadania, które zawsze wykonujemy tak samo, np. zabezpieczanie kabli
    • Struktury, które się powtarzają, np. tabela impedancji (mimo, że będzie zawierać różne wartości)
  4. Zidentyfikujemy elementy, których można używać warnukowo, na przykład w zależności od zestawu, albo modelu urządzenia. Stworzymy więc listę zestawów, urządzeń, i innych wariacji.
  5. Każda książeczka będzie opisywać jeden z siedmiu zestawów.
  6. Każda książeczka będzie sfinalizowana zanim zaczniemy tłumaczenie całości. Dzięki ponownemu wykorzystaniu treści oszczędzimy na kosztach sprawdzania powtarzającego się tekstu.
  7. Każda książeczka będzie publikowana w formacie PDF, z odpowiednią wielkością strony i znakami dla drukarni, które pomogą w wycinaniu odpowiedniego formatu. Dlatego częścią przygotowania projektu będzie dostosowanie arkuszy stylów DITA Open Toolkit do produkcji właśnie takich PDFów.
  8. Użyjemy prostego systemu wersjonowania Git, bez użycia branchy.

Ta lista to absolutna podstawa kiedy myślimy o projekcie DITA. Wspominany na niej o wielu aspektach, które możliwe, że nie są Wam jeszcze znane, ale będziemy o nich mówić w kolejnych odsłonach cyklu.

Co dalej?

Chcemy wejść głębiej w zagadnienia techniczne związane z ditą. Dajcie nam znać w komentarzach co interesuje Was najbardziej.