Jak pisać bardziej efektywnie - wskazówki

Każdy, kto tworzy teksty, wie, że przychodzi moment, w którym czas na wykonanie zadania przestaje być sprzymierzeńcem. Co zrobić, by pisać szybciej, ale jednocześnie nadal utrzymać wysoką jakość treści? Poniższe wskazówki pomogą usprawnić proces pisania, dzięki czemu zyskamy cenny czas w obliczu zbliżającego się zbyt szybko deadlinu.

Większa szybkość pisania to lepsza wydajność, a to z kolei prowadzi do robienia lepszych notatek, szybszego przyswajania wiedzy i oszczędności czasu na egzaminie czy przy tworzeniu tekstu. Jeżeli sprawnie piszemy - czy to odręcznie, czy na klawiaturze - i mamy automatykę ruchu i pamięć mięśniową to mózg przekierowuje pracę intelektualną na coś innego, niż fizyczny ruch ręki podczas pisania.

Częste ćwiczenia w pisaniu to też mniejsza liczba błędów, które często popełniamy, ponieważ myślimy szybciej niż piszemy. Jeśli jednak tempo pisania wzrośnie, liczba pisarskich gaf będzie mniejsza.

Poniższe wskazówki to szereg porad, które mogą pomóc Wam w szybszym tworzeniu treści. Nie każda z nich musi odnosić się do sytuacji, w której aktualnie znajduje się Wasz proces twórczy, dlatego potraktujcie ten tekst jako źródło inspiracji i wybierzcie z niego tylko to, co wyda Wam się interesujące.

Jak zwiększyć szybkość pisania odręcznego

Prawie każdy uczy się sztuki pisania odręcznego w bardzo młodym wieku, ale z biegiem lat coraz rzadziej korzystamy z tej umiejętności. Rozwój technologiczny sprawił, że im więcej mamy z nią styczności, tym chętniej sięgamy po wygodniejsze komputery, tablety i telefony komórkowe.

Jednak szybkość pisania odręcznego jest nadal niezbędna dla osób, które robią notatki za pomocą pióra i papieru (na przykład: studentów, osób zbierających materiały do różnego rodzaju tekstów, które tworzą czy technical writerów podczas spotkań z programistami i innymi członkami zespołu. Co zrobić, by być w tym dobrym, bez względu na wiek?

• Używaj odpowiednich pisaków, gdyż rodzaj narzędzia także wpływa na szybkość pisania. Od zwykłego długopisu lepsze jest wieczne pióro, pióro kulkowe lub długopis żelowy. Oczywiście, ta zasada nie dotyczy wszystkich i także tu, jak we wszystkim, warto zadbać o swoje indywidualne potrzeby.
• Używaj stenografii - szybciej zapiszesz myśli używając symboli i skrótów, niż nieporęcznych słów. Możesz stworzyć własny system pisania stenograficznego lub nauczyć się już istniejących, takich jak na przykład: Pitman, Gregg, Teeline.
• Utrzymuj dobrą postawę - pisanie jest pracochłonne i obciąża nie tylko palce, ale też kręgosłup. Istnieje wiele ergonomicznych krzeseł biurowych, które ułatwiają utrzymanie odpowiedniej i wygodnej postawy podczas pracy w pozycji siedzącej. Jednak należy pamiętać, by zadbać nie tylko o komfort podczas pisania, ale także o przerwy, lekkie ćwiczenia czy odpoczynek.

Naucz się pisać szybko na klawiaturze

Pisanie odręczne jest bardzo przydatne w trakcie robienia notatek, zbierania materiału, na którym oprzemy nasze treści czy uczeniu się nowych rzeczy. Jednak nie ma się co łudzić, w dzisiejszym świecie większość tekstów piszemy na komputerze. Co zrobić, by i tu zwiększyć wydajność pracy?

W szybkim pisaniu na klawiaturze chodzi o to, by każdy palec znajdował się w odpowiednim miejscu. Warunkiem, by palce “przyzwyczaiły się” do tego jest umiejętność pisania bez patrzenia na klawiaturę. Jak rozmieścić palce na klawiaturze:

• Umieść cztery palce (od palca wskazującego do małego palca) na klawiszach A,S,D,F i J,K,L,;. Klawisze znajdują się w środkowym rzędzie klawiszy z literami. Kiedy piszesz, zawsze powinno się zaczynać i wracać do liter „ASDF – JKL;”. Litery „F” i „J” mają małe wypustki, dzięki którym palce mogą wyczuć początkową pozycję, dotykając klawiszy.
• Twoje kciuki powinny zawsze unosić się wokół spacji, a klawisz SHIFT powinien być przypisany do małego palca naprzeciwko ręki, która naciska drugi klawisz.

Jednak nie tylko odpowiednie ułożenie palców na klawiaturze przyspiesza pracę twórcy tekstów. Bardzo przydatna jest także znajomość skrótów klawiaturowych, dzięki którym przyspieszymy zaznaczanie tekstu, kopiowanie go, wycinanie, wstawianie, etc. Pomocne mogą być tutaj tabele skrótów, które znajdziecie na Wikipedii.

Pamiętaj o odpowiedniej postawie w trakcie pracy:

• Górna część ekranu musi znajdować się na poziomie głowy.
• Uwolnij ucisk w ramionach, rękach i nadgarstkach. Możesz zainwestować w klawiaturę z podpórką pod nadgarstki, aby ciężar ciała nie był przenoszony na tą część ciała.
• Siedź prosto.
• Zachowaj odpowiednią odległość między oczami a ekranem komputera (co najmniej 40 cm).
• Trzymaj łokcie zgięte pod kątem 90 stopni.
• Nie garb się

Graj w gry z pisaniem

Dzięki rozwojowi technologii nauka szybszego pisania stała się przyjemnością. Istnieje mnóstwo gier, stron internetowych, aplikacji, testów oraz samouczków na YouTube, które będą doskonałym sposobem na ćwiczenie tej umiejętności.

Witryny takie jak WordGames.Com czy Typing.com oferują gry i wyzwania związane z pisaniem. Na stronie https://www.pisaniebezwzrokowe.pl/ znajdziecie lekcje do nauki szybkiego pisania bez patrzenia na klawiaturę. Na http://piskle.pl/ jest test, kurs, a także gry, dzięki którym możecie ćwiczyć, jednocześnie się bawiąc 😉. Podobne rzeczy znajdziecie na https://agilefingers.com/pl. Jeśli chodzi o Youtube to wystarczy, że w wyszukiwarkę internetową wpiszecie “szybkie pisanie youtube”, a otrzymacie listę wielu ciekawych i pouczających filmików oraz tutoriali.

Najpierw napisz całość, edytuj później

Nikt oprócz Ciebie nie zobaczy pierwszej wersji tekstu, który piszesz, dlatego oddaj się wenie, bez oglądania się na literówki czy błędy w spójności. Kuj żelazo póki gorące, jak najszybciej zapisując pomysł, dbając o to, by się nie zaciąć i nie stracić wątku. To w edycję tego co stworzyłeś włożysz największy wysiłek.

Podążaj za stereotypem "Praktyka czyni mistrza."

To najbardziej nadużywany frazes i zarazem najbardziej prawdziwy. Musisz pisać codziennie. Nie wymuszaj szybkości pisania. Dopóki konsekwentnie stosujesz odpowiednie techniki i piszesz, będziesz się doskonalić.

Ustaw wyzwania 

Stawianie przed sobą wyzwań i dążenie do ich realizacji jest jedną z największych cech ludzi sukcesu w każdej dziedzinie. Codzienne wyzwania, czyli dobrze wszystkim znane daily goals skutecznie mogą podnieść motywację do działania.

Przykładowo:

Jeśli masz dostarczyć tekst na 20 stron, możesz ustawić swój dzienny cel na 2 strony i starać się, by tego pilnować. W ten sposób nie tylko rozłożysz pracę na drobniejsze segmenty, ale też zadbasz o to, by mieć czas na poprawki. Dodatkowo, dość szybko zorientujesz się ile czasu poświęcasz na dany etap tworzenia tekstu, dzięki czemu lepiej zaplanujesz pracę w przyszłości.

Zignoruj ​​harmonogram (czasami)

Harmonogram i stawianie przed sobą wyzwań to bardzo istotna część tworzenia treści, zwłaszcza w projektach dokumentacyjnych. Jednak istotnym elementem pracy technical writera jest także kreatywność.

Kreatywność jest spontaniczna, a iskry geniuszu pojawiają się sporadycznie. Jeśli piszesz zaplanowany fragment tekstu, ale słowa nie nadchodzą lub utkniesz, bo ktoś nie dostarczył feedbacku, lepiej zignorować swój harmonogram i zająć się czymś innym.

Może to być kolejny punkt z planu, albo coś, co od dawna “chodzi ci po głowie”, ale nie było możliwości zrealizowania pomysłu wcześniej. Czasem taka odskocznia sprawia, że po powrocie do przerwanego wcześniej fragmentu pracy, wracamy z nową energią, dzięki której linijki problematycznego tekstu wręcz piszą się same.

Znajdź swój optymalny czas pisania

Ten fragment będzie szczególnie przydatny dla osób, które nie mają na sztywno określonego czasu pracy i mogą elastycznie planować swój plan dnia.

Nasz zegar biologiczny jest programowalny, więc to czy jesteśmy “nocnymi markami” czy też “rannymi ptaszkami” zależy od naszych nawyków, a nie genetyki. Jeśli regularnie siedzisz do późna, z czasem twoje ciało dostosowuje się do tego i zaczynasz zauważać, że coraz trudniej rano jest wstać i aktywnie działać, za to im później się robi, tym bardziej stajesz się produktywny. Podobnie jest kiedy zrywasz się rano i od razu bierzesz się do realizacji kolejnych zadań, a z upływem dnia poziom zapału i energii spada.

Problemem tutaj nie jest próba zaprogramowania zegara, ale zrozumienie go. Musisz obserwować, o jakich porach dnia jesteś najbardziej aktywny. To w tych godzinach będziesz pisać szybciej, a treść będzie lepszej jakości.

Ustaw timer - by zrobić sobie przerwę

Początkowo wydaje się to sprzeczne z intuicją. Wyobraź sobie, że przeglądasz akapit lub opisujesz właśnie kolejne kroki instrukcji, a tu raptem dzwoni alarm. Wkurzające, prawda? Jednak w tej metodzie kryje się wiele ukrytych korzyści.

Robienie przerw po upływie określonego czasu pomaga odświeżyć mózg i rozciągnąć ciało. Świeższy mózg oznacza większą produktywność, a ponieważ, prawdopodobnie przestaniesz pisać w połowie zdania, będziesz mieć już w głowie dużo przemyślanej treści -  stąd szybsze pisanie, oszczędność czasu i zapis bardziej przemyślanej myśli czyli mniej błędów do poprawy.

Użyj techniki Pomodoro

Technika Pomodoro to jedna z metod zarządzania czasem, System ten wykorzystuje krótki sygnał dźwiękowy, którym dzielimy czas pracy na 25-minutowe sekcje - tzw. pomodori - i czasy przerw. Po każdym 25-minutowym czasie skupienia następuje 5-minutowa przerwa. Po 4 takich cyklach przerwa powinna się wydłużyć do 20 minut.

Technika ta podnosi koncentrację, wpływa na większą produktywność, a także skraca czas, jaki potrzebujemy na wykonanie konkretnego zadania,

Użyj znaku “nie przeszkadzać”

W hotelach stosujemy zawieszkę “nie przeszkadzać” gdy chcemy, by nie zakłócano nam spokoju. Podobną metodę możemy zastosować wobec współpracowników. Jeśli jesteś częścią zespołu, to pewne jest, że osoby, z którymi pracujesz, będą przychodziły do ciebie z różnymi problemami. Takich nieoczekiwanych przerw może być sporo, co w dłuższym okresie czasu, zaczyna negatywnie wpływać na twój proces twórczy. Jeśli znacie Chyłkę z książek Remigiusza Mroza to już wiecie o co chodzi 😉

Wyznacz sobie i współpracownikom określony czas, w którym zajmujesz się tylko pisaniem, a oni nie przychodzą z pytaniami, nie piszą wiadomości na komunikatorach i nie próbują ci w żaden sposób przeszkadzać. I bądź konsekwentny w egzekwowaniu tego czasu, zarówno wobec osób wokół ciebie, jak i siebie samego. Szybko zauważysz, jak dużo jesteś w stanie zrobić w trakcie tej jednej godziny czy dwóch w ciągu dnia. Spadnie też Twój poziom stresu i irytacji, co będzie wartością dodaną do twojego samopoczucia i relacji z otoczeniem.

Prowadź dziennik

Dziennik nie tylko pomoże ci przyspieszyć pisanie odręczne (ponieważ będziesz pisać często), ale także pomoże ci katalogować pomysły, które możesz wykorzystać później, skracając czas poświęcony na burzę mózgów podczas sesji pisania.

Pracuj  bez rozpraszaczy

Przestrzeń cyfrowa jest pełna rozproszeń - Facebook, Instagram, Twitter, skrzynka mailowa, YouTube… Komputer lub telefon komórkowy może być zarówno twoim sprzymierzeńcem, jak i wrogiem, gdy masz jakieś treści do napisania.

W jednej minucie chcesz zobaczyć swoją skrzynkę odbiorczą na Facebooku, w kolejnej otrzymujesz wiadomość od kolegi na czacie firmowym. W tym czasie na telefonie pojawiają się kolejne powiadomienia z Instagrama, a szef właśnie wysłał kolejny mail, że twoje release notes musi być gotowe na spotkanie zespołu za godzinę. Kilka dni w takim chaosie i cały plan pracy może iść do kosza.

Wyłącz to, co cię rozprasza!

Jeśli używasz komputera do pisania, wyłączenie go nie jest możliwe. Możesz jednak użyć oprogramowania, które na czas pracy, wyłączy wszystko to, co sprawia, że się dekoncentrujesz.

Istnieje wiele programów, które będą blokować wszystkie rozpraszacze w tle, np. FocusWriter, Typora, Mark text czy Ommwriter.

Podsumowanie

Powyższe wskazówki nie są lekiem na wszystko i dla wszystkich, ale mogą sprawić, że zyskacie cenny czas na tworzenie dokumentacji, a długa lista zadań do wykonania nie będzie tak stresująca. Oczywiście niemożliwością jest wprowadzenie wszystkich założeń jednocześnie, więc wybierzcie tylko te, które mogą być przydatne w Waszym przypadku.

Za inspirację i pomysł na artykuł dziękujemy Jessice Majewski, autorce tekstu How To Write Faster: 23 Tips To Speed Up Your Writing Output.