Ilustracje i wideo w dokumentacji technicznej

Zastanawialiście się kiedyś dlaczego istnieje tak duży popyt na przeglądanie obrazów i wideo? Dlaczego wolimy oglądać infografiki, zdjęcia czy krótkie filmy niż czytać, nawet niezbyt długi tekst? Dlaczego ten trend wydaje się narastać w ostatnich latach?

Czy dodanie ilustracji lub wizualizacji do instrukcji zwiększa zainteresowanie odbiorcy i wpływa na ilość zapamiętanych przez niego informacji?

O tym przeczytacie w dzisiejszym artykule!

Trochę danych

Ludzki mózg przetwarza obrazy 60 000 razy szybciej niż tekst, a 90% informacji przekazywanych do mózgu ma charakter wizualny. Regularnie oglądane zdjęcia i filmy zapamiętywane są szybciej, niż to co czytamy. Wynika z tego, że przeciętny człowiek reaguje znacznie lepiej na informacje wizualne niż na zwykły tekst.

Dodatkowo, według badań przeprowadzonych przez Nielsen Norman Group, większość ludzi czyta zaledwie 20% – 28% słów na przeciętnej stronie internetowej z tekstem. Według innych badań 80% uczestników obejrzy video, a zaledwie 20% z nich przeczyta tekst.

Ponieważ z natury większość z nas jest wzrokowcami, możemy wykorzystać tę umiejętność do poprawy przetwarzania danych i efektywności w pracy, a co za tym idzie, także poprawy jakości dostarczanej dokumentacji.

Jak i z kim to zrobić?

Tutaj z pomocą może przyjść ilustrator!

Ilustrator – kim jest?

Ilustrator techniczny lub visual designer to specjalista, który dysponuje kombinacją odpowiedniego wykształcenia i doświadczenia. Ilustratorzy, poza znajomością podstawowych systemów operacyjnych, powinni znać różne programy komputerowe przydatne w obróbce materiałów wizualnych. Ich lista jest bardzo długa, dlatego wybraliśmy te najbardziej znane.

Programy do obróbki graficznej:

Programy do przechwytywania ekranu, tworzenia video i dalszej obróbki materiału:

Poza znajomością oprogramowania, w pracy ilustratora pożądane są dobre umiejętności komunikacyjne. Dlaczego? Ponieważ, podobnie jak autor techniczny potrzebuje on zebrać informacje, które będą przydatne przy tworzeniu rysunków.

Dobrze, jeśli Ilustratorzy mają wykształcenie kierunkowe na przykład dyplom inżyniera lub stopień naukowy. Przydatna może być także wiedza z dziedziny architektury czy projektowania przemysłowego.

Co robi?

Praca visual designera (ilustratora), polega w dużej mierze na tworzeniu obrazów, diagramów, rysunków 2D i 3D lub wideo tak, aby skutecznie przekazać określone informacje zarówno odbiorcom technicznym, jak i nietechnicznym.

Wizualizacja obiektu powinna być dokładna pod względem wymiarów i proporcji oraz poprawna pod względem kompozycji, gdyż łatwiej przyswajamy treść gdy jest podana w atrakcyjnej formie.

Rysunki

Zagłębiając się w temat rysunków w dokumentacji można podzielić je na różne kategorie.

Istnieją trzy główne kategorie ilustracji technicznych w zależności od ich odbiorcy:

  • ilustracje dla ogólnego odbiorcy – można  je znaleźć w instrukcjach obsługi dla ”przeciętnego” odbiorcy, zawierają one proste symbole i terminologię, która może być zrozumiana przez każdego.

Przykład: Wektorowy rysunek pralki

  • ilustracje specjalistyczne –  przeznaczone dla inżynierów lub osób, które specjalizują się w danym zakresie. Ilustracje specjalistyczne zawierają zazwyczaj złożoną terminologię i symbole zrozumiałe dla danej grupy odbiorców.

Przykład: Rysunek przekrojowy lampy

  • ilustracje dla wysoko wykwalifikowanych ekspertów – są używane przez ekspertów w danej dziedzinie do komunikacji z ludźmi, którzy mają dużą wiedzę i umiejętności w danym temacie. Takie ilustracje można znaleźć w dokumentacji użytkownika / operatora.

Przykład: Rysunek zawierający szczegóły specjalistyczne

Poniżej podstawowe typy ilustracji spotykanie najczęściej w dokumentacji technicznej:

  • konwencjonalne rysunki liniowe – składają się z wyraźnych prostych lub zakrzywionych linii bez gradacji odcienia lub barwy w celu przedstawienia dwuwymiarowych lub trójwymiarowych obiektów

Przykład: Rysunek przedstawiający składane łóżko

  • rysunki z widokiem eksplodującym – ich celem jest przedstawienie widoku rozłożonego obiektu i wyjaśnienie związku pomiędzy jego częściami lub ich zamierzonej kolejności

Przykład: Rysunek przedstawiający widok poszczególnych części 

  • rysunki wycinkowe – grafiki 3D, rysunki, schematy lub ilustracje, w których elementy powierzchniowe modelu trójwymiarowego są selektywnie usuwane, aby uwidocznić cechy wewnętrzne

Przykład: Rysunek przedstawiający widok wnętrza śmigła

  • symbole i ikony – są bardzo cenne w komunikacji technicznej i na rynku globalnym. Wiele z nich  uznawanych jest jako „międzynarodowe” i są one używane w wielu branżach. Włączenie symboli i ikon do dokumentacji technicznej może znacznie zmniejszyć liczbę słów potrzebnych do opisania czegoś.

Przykład: Symbol kierunku wyjścia ewakuacyjnego

  • zrzuty ekranu lub zdjęcia – wykorzystanie fotografii w dokumentacji technicznej  nadaje dokumentowi realizmu i wiarygodności

Przykład: Jak zrobic zrzut ekranu na komputerze Mac

Wideo

Dzięki wideo w ciągu kilku sekund można pokazać to, co najważniejsze!  Wszystkie informacje są dokładnie wyselekcjonowane i skomponowane w taki sposób, żeby potencjalny odbiorca nie musiał sam szukać.

Można je podzielić na trzy kategorie:

  • filmy instruktażowe –  najczęściej pojawiają się w formie serii, aby pomóc użytkownikom w przyswojeniu produktu i wyjaśnić bardziej złożone funkcjonalności
  • filmy z opisami funkcji  – są one dodawane do odpowiednich tematów pomocy, zwłaszcza w dokumentacji IT
  • przegląd produktu – są to najczęściej filmy promocyjne, tworzone przez zespoły marketingowe, a ich celem jest krótkie wyjaśnienie czym jest produkt, przedstawienie jego głównych funkcjonalności oraz wzbudzenie zainteresowania odbiorców.

Co jest ważne i o czym pamiętać?

Bez względu na to, czy chcecie komuś wytłumaczyć, jak wdrożyć nową procedurę, naprawić drukarkę, czy złożyć meble – pamiętajcie o ilustracjach. Dołączenie do tekstów odpowiednio dobranych obrazów lub filmów pozwala go lepiej zrozumieć i zastosować w praktyce.

Wyzwaniem jest uchwycenie cech charakterystycznych danego obiektu, ale dla doświadczanego ilustratora to nie problem. Poniżej garść dobrych praktyk:

  • jeżeli chcemy ułatwić zrozumienie naszej wizualizacji, musimy dodać do niej adekwatny podpis (obrazy zwiększają rozumienie tekstu tylko, jeśli się do niego odnoszą),
  • ilustracje nie mogą być zbyt szczegółowe, powinny zwracać uwagę na najważniejsze elementy wyszczególnione w tekście,
  • ograniczenie  elementów, które mogą rozpraszać,
  • wraz ze wzrostem poziomu trudności i skomplikowania instrukcji warto rozpatrzyć stworzenie filmu instruktażowego, jak na przykład instrukcję montażu części silnika,
  • warto użyć ilustracji z odnośnikami literowymi wtedy tłumaczenie ilustracji nie będzie koniecznie,
  • opis sposobu korzystania z oprogramowania może być lepiej wyjaśniony poprzez dodanie zrzutów ekranu, co zmniejszy  ilość użytych słów.
  • użycie rysunków jest skuteczne gdy wspierają, zastępują lub rozszerzają tekst w lepszy sposób niż sam tekst,
  • przy tworzeniu wideo można skupić uwagę widza na konkretnym szczególe powiększając go efektywnie wykorzystując „zoom”,
  • wysokiej jakości materiały wideo pomagają Waszym odbiorcom w  zrozumieniu informacji.

Na co uważać? 

  • sama ilustracja lub wideo nie zawsze będzie dobrym wyjaśnieniem. Czasami adekwatny podpis obrazu pomaga go zrozumieć.
  • odtwarzanie wideo wymaga zazwyczaj szybkiego internetu, użytkownicy nie zawsze mają dostęp do internetu, gdy szukają konkretnych informacji o produkcie.
  • produkty, które są aktualizowane lub w trakcie rozwoju, mogą być mniej odpowiednie dla dokumentacji wideo. Aktualizacja filmów wideo dla nowych wersji jest bardziej niewygodna i kosztowna niż aktualizacja obrazów i tekstu.

Wnioski

Obrazy i filmy mogą pomóc w tworzeniu lepszej dokumentacji. Jednak trzeba pamietać kim jest Wasz odbiorca i czego dokładnie potrzebuje. O ile wideo może prowadzić użytkownika przez optymalnie zaprojektowane środowisko nauki, o tyle instrukcja w formie tekstu  z rysunkami pozwala użytkownikowi samodzielnie decydować, czy chce czytać tekst szybko czy wolno, w całości czy częściowo oraz czy chce powtarzać fragmenty czy nie.

A Wy co o tym sądzicie? Zapraszamy do komentarzy!