W świecie technical writingu od dawna stosowana jest reguła siedmiu kroków, zwłaszcza w pisaniu procedur. Zastanowimy się dziś czy ta praktyka jest nadal godna polecenia.
Zasada, o której mowa, wywodzi się z koncepcji psychologicznej, stworzonej przez George’a Millera w 1956 roku. Udowodnił on w swych badaniach nad zapamiętywaniem informacji, że człowiek jest zdolny do zapisania w pamięci siedmiu elementów, plus minus dwa.
Na jej podstawie przyjęto, że ilość kroków w procedurach powinna być nie większa niż dziewięć, ale nie mniejsza niż pięć, a najlepiej, gdy będzie to siedem punktów. Jeśli zdarza się, że instrukcja ma więcej niż dziewięć kroków zazwyczaj Technical Writer będzie starał się rozbić ją na kilka mniejszych procedur lub wewnątrz kroku zrobić listę kroczków :-) (substeps). Jednak czy ta praktyka ma nadal sens?
Prawda jest taka, że większość użytkowników wykonujących procedury nie stara się zapamiętać kroków, które ma wykonać. Zależy im na tym, by czytając instrukcje wykonywać konkretne zadania i aby w finale osiągnąć zamierzony cel. Instrukcja bardzo często znika z pamięci w momencie, gdy przejdziemy ostatni jej krok.
Dodatkowo, ostatnie badania pokazują, że liczba obiektów, które człowiek może przetrzymywać w pamięci zmalała do pięciu, a nawet czterech. Wynika z tego, że chcąc podążać tą regułą, współczesne procedury powinny zostać okrojone. Oznacza to, że część z nich skończyłaby się, zanim ich działania przyniosłyby jakikolwiek efekt. Czyli, innymi słowy, IKEA by zbankrutowała.
Czy zatem kontynuować tradycję i nadal stosować regułę siedmiu kroków w pisaniu procedur? Nie ma jednoznacznej odpowiedzi, bo jak wiadomo, wszystko od czegoś zależy. Technical Writer musi skoncentrować się na temacie, kontekście, a w szczególności na potrzebach osoby, która będzie korzystała z tworzonej dokumentacji. Nie będzie błędem, gdy ograniczymy liczbę kroków procedury do siedmiu czy nawet czterech pod warunkiem, że pamiętamy o zasadach, jakie bez względu na długość, ma spełniać nasza twórczość. Są nimi:
- trafność,
- dobre zorganizowanie formy i treści,
- łatwość wykonania kroków,
- łatwość w zrozumieniu treści.
Bez względu na ilość punktów pamiętajmy, że nie ma nic gorszego niż sfrustrowany użytkownik procedury. I nie będzie go obchodziło czy nasz tekst zawiera pięć, siedem czy dziewięć punktów, jeśli przypali obiad lub skasuje z dysku zdjęcia z wakacji. Dlatego, zamiast skupiać się na regule siedmiu kroków, skupmy się na poprawnym pisaniu treści 😉.
Chcących pogłębić temat dobrego pisania procedur zapraszamy tutaj, a osoby ciekawe tego, jak działa nasz mózg w odniesieniu do pamięci kierujemy tu.
P.S. Jakie są Wasze doświadczenia z procedurami? Czy mieliście kiedyś styczność z zasadą siedmiu kroków? Jeśli tak, to jak sprawdziła się ona w praktyce?