Wyższe koszty uzyskania przychodu dla Technical Writerów?

Technical Writerzy nie są powszechnie uważani za artystów, jednak nie można zaprzeczyć, że pisanie instrukcji jest pracą twórczą, przynajmniej według nas. Taka interpretacja daje im potencjalnie możliwość skorzystania z 50% kosztów uzyskania przychodu, co przekłada się na wyższe zarobki netto.

Jakiś czas temu jeden z naszych czytelników przysłał do nas taki e-mail.

Cześć!

Piszę do was z pomysłem na temat. Lab, w którym pracuje zatrudnia ponad 150
osób. Programiści korzystają z dobrodziejstwa wyższych kosztów uzyskania
przychodu, ponieważ nawet najprostszy kod posiada znamiona indywidualności,
tym samym jest traktowany jako utwór w świetle prawa autorskiego. Gdy
próbowaliśmy przekonać management, że podręcznik użytkownika, artykuł na
stronie, instrukcja, stylesheet XSL, skrypt ANT, to także utwory, odbijamy
się o ścianę słowa „procedura”, która w ustawie jest wymieniona explicite
jako negatywny przykład utworu. Czy Tech Writerzy w Polsce korzystają z 50%
kosztów uzyskania przychodu przysługującym twórcom?

Pozdrawiam!

Trochę nam zeszło zanim zebraliśmy informacje dotyczące tej kwestii, ale lepiej późno niż później 😉 Zapraszamy do lektury. Jest tego trochę, ale poświęcenie czasu na zapoznanie się z zebranym przez nas materiałem może się wielu z Was opłacić.

Słowem wstępu

W Polsce stosowane są dwie stawki dla kosztów uzyskania przychodu: 20% i 50%. Jest to kwota, którą odejmujemy od swojego przychodu zanim zaczniemy naliczać należny podatek. Oczywiście jeżeli odliczymy 50%, to podatek będzie mniejszy, a kwota netto (czyli to co dostajemy do ręki) wyższa. Możliwość zastosowania tej wyższej stawki mają wszyscy tzw. „twórcy”, czyli osoby które w swojej pracy tworzą coś niepowtarzalnego. Warunkiem skorzystania z tej możliwości jest określenie w umowie o pracę jaka część wynagrodzenia dotyczy praw autorskich (czyli pracy twórczej), a jaka wykonywania obowiązków pracowniczych. Wówczas do części wynagrodzenia z tytułu praw autorskich mają zastosowanie 50% koszty uzyskania przychodu, a do pozostałej części wynagrodzenia zwykłe koszty pracownicze.

Kto się łapie?

Prawo do stosowania 50% kosztów uzyskania przychodu mają m.in. pracownicy uczelni wyższych, instytucji naukowych oraz innych placówek naukowo-badawczych. Takie prawo przysługuje też pracownikom innych zawodów pod warunkiem, że ich praca ma charakter twórczy. Na przykład informatyk zatrudniony na umowę o pracę może wykonywać pracę twórczą pisząc programy komputerowe.

Regulacje prawne

Koszty uzyskania przychodów ustala się zgodnie z przepisem art. 22 ust. 9 pkt 3 ustawy o PIT. Przepis ten stanowi, że koszty uzyskania przychodu określa się w wysokości 50% z tytułu:

  • Korzystania przez twórców z praw autorskich i artystów wykonawców z praw pokrewnych, w rozumieniu odrębnych przepisów
  • Rozporządzania przez nich tymi prawami

Należy jednak pamiętać, że takie koszty oblicza się od przychodu pomniejszonego o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki na:

  • Ubezpieczenia emerytalne i rentowe
  • Ubezpieczenie chorobowe

Składki te określa art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b).

Jak wskazuje przepis art. 22 ust. 9 pkt 3 ustawy o PIT, to czy określony przychód został osiągnięty z tytułu praw autorskich lub pokrewnych, i to czy podatnik jest twórcą, czy też artystą wykonawcą ustalane jest na podstawie odrębnych przepisów, a dokładniej przepisów ustawy z dnia 04 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t. j. Dz. U. z 2006 r. Nr 90, poz. 631 ze zm.).

Z treści art. 1 ust. 1 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych wynika, że przedmiotem prawa autorskiego jest każdy przejaw działalności twórczej o indywidualnym charakterze, który jest ustalony w jakiejkolwiek postaci. Nie ma tutaj znaczenia wartość, przeznaczenie czy sposób wyrażenia (utwór). Innymi słowy, 50% koszty uzyskania przychodu można zastosować tylko kiedy podatnik jest twórcą lub artystą, a jego praca jest niepowtarzalna i spełnia przesłanki utworu określone w ustawie o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

Natomiast z przepisu art. 8 ust. 2 ww. ustawy wynika, iż domniemywa się, że twórcą jest osoba, której nazwisko w tym charakterze uwidoczniono na egzemplarzach utworu lub której autorstwo podano do publicznej wiadomości w jakikolwiek inny sposób w związku z rozpowszechnianiem utworu.

Warto wiedzieć, że organy podatkowe nie są upoważnione do interpretowania ustawy o prawach autorskich, a tym samym do stwierdzenia, czy dana osoba jest twórcą lub czy konkretna praca stanowi prawo autorskie lub prawo pokrewne. Uprawnione do tego jest Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego Departament Prawny, ul. Krakowskie Przedmieście 15/17, 00-071 Warszawa.

Podsumowując, żeby można było zastosować 50% koszty uzyskania przychodu, należy twierdząco odpowiedzieć na poniższe pytania:

  • Czy praca wykonywana przez stronę danej umowy jest twórcza (niepowtarzalna, ma indywidualny charakter oraz spełnia przesłanki utworu określone w ww. ustawie o prawie autorskim i prawach pokrewnych)?
  • Czy strona umowy jest twórcą bądź artystą wykonawcą w rozumieniu tej ustawy?

Limit kosztów

Zgodnie z art. 22 ust. 9a updof, w roku podatkowym łączne 50% koszty uzyskania przychodów nie mogą przekroczyć 1/2 kwoty, która stanowi górną granicę pierwszego przedziału skali podatkowej. W świetle tego przepisu, w 2015 r. roczny limit 50% kosztów uzyskania przychodów wynosi 42.764 zł (1/2 z 85.528 zł). Więcej szczegółów na temat limitów możecie znaleźć tutaj.

Dokumentacja

Pracodawca musi posiadać stosowne dokumenty, które potwierdzają możliwość naliczania 50% kosztów uzyskania przychodu. Są to umowa o pracę lub aneks do umowy, które określają jaka część wynagrodzenia dotyczy wykonywania obowiązków niezwiązanych z pracą twórczą oraz spis utworów autorskich

Kiedy to nie działa?

50% kosztów nie można stosować podczas urlopu wypoczynkowego oraz zwolnienia lekarskiego. Za ten okres pracownik ma wypłacane wynagrodzenie za urlop albo zasiłek chorobowy.

Czy dokumentaliści też się łapią?

Teoria teorią, ale czy dokumentaliści mogą rzeczywiście skorzystać z tego przywileju? Żeby znaleźć odpowiedź na to pytanie, zrobiliśmy rozeznanie tu i tam, czego owocem są z życia wzięte przykłady przedstawione poniżej. Wszelka zbieżność imion, nazwisk czy innych danych jest całkowicie przypadkowa.

Przykład 1

Roman pracuje jako dokumentalista w średniej wielkości firmie informatycznej. Zatrudniony jest na umowę o pracę na pełen etat. Na początku warto zaznaczyć, że zanim jego firma zaczęła stosować 50% koszty uzyskania przychodu (nie tylko dla Technical Writerów, ale w ogóle dla pracowników), zleciła rozeznanie zagadnienia zewnętrznej firmie zajmującej się doradztwem podatkowym. Dzięki temu wiedziała jak podzielić wynagrodzenia i jak konstruować umowy, żeby wszystko było zgodne z prawem.

W systemie opisanym poniżej, Roman pracuje od początku zatrudnienia w firmie (3 lata).
Jego wynagrodzenie jest podzielone w następujący sposób:

  • 70 % – honorarium autorskie z tytułu przeniesienia na rzecz firmy autorskich praw majątkowych do utworów stworzonych przez pracownika w danym miesiącu w ramach określonych obowiązków
  • 30 % – wynagrodzenie za wykonanie innych obowiązków

Do pierwszej części wynagrodzenia (70%) mają zastosowanie 50% koszty uzyskania przychodu.

Takie proporcje zostały przyjęty na stanowisku jakie zajmuje Roman, czyli Specjalisty ds. Dokumentacji. Na innych stanowiskach, np. programisty, zdarzają się inne proporcje, np. 20 % (prawa autorskie) i 80% (reszta).

W umowie jest zapisane, że w ramach obowiązków Roman będzie wykonywał czynności, w wyniku których powstaną dzieła będące przejawem jego twórczej działalności o indywidualnym charakterze, spełniające kryteria utworu w rozumieniu art. 1 ustawy z dnia 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

Ponadto, w jego umowie istnieje zapis, że 70 % swojego czasu pracy Roman będzie przeznaczał na tworzenie utworów będących przedmiotem praw autorskich i że ma obowiązek zawiadomić pracodawcę jeśli będzie inaczej, żeby można było odpowiednio zmodyfikować wynagrodzenie.

Co miesiąc Roman jest zobowiązany sporządzać oświadczenie odnośnie przygotowanych w danym miesiącu utworów. Jest to bardzo prosty raport wypełniany przez stronę w firmowym intranecie, przygotowaną przez jednego z zatrudnionych firmie programistów. W każdym raporcie Roman musi zrobić następujące rzeczy:

  • Podać datę wypełnienia raportu
  • Podać miesiąć, za który raport jest wypełniany
  • Wypełnić tabelkę – pierwsza kolumna zawiera informację o tym co zostało zrobione/poprawione, a druga kolumna zawiera opis zmian. Przykład poniżej.
Utwór Opis
Dokument „Product Install Guide” Stworzenie nowego dokumentu opisującego instalację i wstępną konfigurację Produktu.
Dokument „Product Admin Guide” Dodanie nowego rozdziału opisującego konfigurację powiadomień.
  • Załączyć pliki z utworami, które zostały zaraportowane. Roman załącza projekty z programu do tworzenia dokumentacji. W przypadku zmienionych dokumentów, Roman wyciąga z SVNa wersję z ostatniego dnia miesiąca, za który wypełnia raport. Inną opcją jest załączanie plików diff.

Kiedy raport jet gotowy, osoba zajmująca się administracją generuje dwa PDFy, które muszą zostać podpisane przez Romana:

  • Pierwszy zawiera tabelkę z raportowanymi utworami
  • Drugi to standardowe oświadczenie że zaraportowane utwory są autorskie i że prawa majątkowe przenoszę na pracodawcę i że pracownik potwierdza to co zaraportował)

Roman ma dwie odczuwalne korzyści z takiego podziału wynagrodzenia i stosowania większych kosztów:

  • Ok. 7% więcej „na rękę” niż z normalnego przelicznika brutto – netto.
  • Roman jest żonaty i ma jedno dziecko. Rozlicza się wspólnie z żoną. 50% koszty uzyskania przychodu powodują, że jego rodzina nie przekracza progu zarobków określonego dla ulgi na dziecko.

Przykład 2

Ryszard pracuje jako dokumentalista w dużej międzynarodowej firmie informatycznej. Zatrudniony jest na umowę o pracę na pełen etat. Zanim jego firma zaczęła stosować 50% koszty uzyskania przychodu, skorzystała z usług zewnętrznej firmy konsultingowej.

W systemie opisanym poniżej, Ryszard pracuje od początku zatrudnienia w firmie (6 miesięcy).
Jego wynagrodzenie jest podzielone w następujący sposób:

  • 80 % – honorarium autorskie z tytułu przeniesienia na rzecz firmy autorskich praw majątkowych do utworów stworzonych przez pracownika
  • 20 % – wynagrodzenie za wykonanie innych obowiązków

Do pierwszej części wynagrodzenia (80%) mają zastosowanie 50% koszty uzyskania przychodu. Powyższe proporcje zmieniają się w miesiącach, w których Ryszard korzysta z urlopu wypoczynkowego lub zwolnienia lekarskiego.

Takie proporcje zostały przyjęte także na innych stanowiskach, np. programisty czy architekta systemu.

Żeby skorzystać z 50% kosztów uzyskania przychodu, Ryszard musiał podpisać aneks do umowy, w którym zostały określone wszystkie warunki.

Co miesiąc Ryszard jest zobowiązany raportować swoją pracę w wewnętrznym systemie. Polega to na dodaniu próbki wykonanej pracy, opisaniu jej oraz uzasadnieniu dlaczego jest to praca twórcza o indywidualnym charakterze. Żeby wysłać raport, Ryszard musi zatwierdzić oświadczenie, że zaraportowana próbka jest autorska. Następnie raport jest akceptowany przez przełożonego. System przypomina Ryszardowi o obowiązku wypełnienia raportu oraz wysyła powiadomienia, np. o akceptacji raportu.
W danym miesiącu istnieje możliwość nieraportowania żadnej pracy twórczej. Wtedy do całości wynagrodzenia mają zastosowanie zwykłe koszty pracownicze.

Przykład 3

Na koniec chcemy przytoczyć krótki przykład, którego według nas nie należy powielać, ponieważ jest to rozwiązanie najmniej przyjazne dla pracownika.

Zofia pracuje jako dokumentalista w dużej międzynarodowej firmie informatycznej. Zatrudniona jest na umowę o pracę na pełen etat. Zanim jej firma zaczęła stosować 50% koszty uzyskania przychodu, także skorzystała z usług zewnętrznej firmy konsultingowej.

Zofia co miesiąc musi raportować swoją pracę w wewnętrznym systemie. Narzędzie to, uwzględniając wszelkie urlopy wypoczynkowe i zwolnienia lekarskie, wylicza do jakiej części wynagrodzenia w danym miesiącu można zastosować 50% koszty uzyskania przychodu (maksymalnie 50% wynagrodzenia).

Zofia otrzymuje wynagrodzenie, od którego w całości zostają potrącone zwykłe koszty pracownicze. Raz w roku od działu finansów, dostaje ona swego rodzaju suplement na podstawie którego rozliczając swój PIT może żądać zwrotu nadpłaconego podatku od urzędu skarbowego.

Wniosek

Jak widać 50% koszty uzyskania przychodu można z powodzeniem stosować na stanowisku Technical Writera. Wszelkie tłumaczenia, że nie da się tego zrobić wydają się być zwykłym przejawem braku dobrej woli. Skoro taki system udało się wdrożyć w innych małych i dużych firmach, to z całą pewnością nie ma większych przeszkód, żeby go wprowadzić w Waszej firmie. Nie poddawajcie się 🙂