soap! 2015 – opis wybranych prezentacji

Po ogólnym podsumowaniu tegorocznej edycji soap!, przedstawiamy skrótowo wybrane przez nas prezentacje.

Pełna lista prezentacji z pierwszego i drugiego dnia, dostępna jest na stronie konferecji.

Jeśli zamiast streszczenia wolicie krótkie mądrości wyciągnięte z prezentacji, polecamy prześledzenie wpisów na Twitterze oznaczonych hashtagiem #soapconfOprócz tego, na profilu konferencji na Facebooku możecie znaleźć obszerną galerię zdjęć.

soap_audience

Beacony atakują

Marcin Kasz swoją prezentacją pt. “Content Converts – How to Put Beacons to Work” wprowadzał nas w świat beaconów. Na początku wyjaśnił, że beacon to urządzenie radiowe, które transmituje ID i powoduje wyświetlenie połączonej z nim treści na urządzeniu (np. smartfonie), które komunikuje się z beaconem i ma zainstalowaną odpowiednią aplikację. Wyświetlana treść nie jest przechowywana w samym beaconie, tylko w chmurze albo pamięci podręcznej aplikacji.

Głównym zadaniem beacona jest wyświetlenie treści w odpowiednim miejscu, momencie i kontekście, dlatego zanim zaczniemy projektować aplikację, która będzie z nim współpracować musimy znaleźć odpowiedzi na następujące pytania:

  • Kto będzie z niej korzystał?
  • Jaki rodzaj doświadczenia ma dostarczać?
  • Dlaczego, gdzie i kiedy to doświadczenie ma się zdarzyć?

Żeby uczestnicy mogli lepiej zrozumieć potencjalne zastosowanie beaconów, Marcin podparł przedstawioną teorię dużą ilością przykładów z życia wziętych.
Jednym z nich jest aplikacja Rockbot przeznaczona do przesyłania strumieniowego muzyki. Integruje się ona z aplikacjami do odtwarzania muzyki, np. Spotify. Ogólne działanie Rockbota polega na tym, że np. w restauracji montowany jest beacon. Klient, który wchodzi do restauracji i ma zainstalowaną aplikację na telefonie, łączy się z beaconem. Następnie muzyka z telefonu jest synchronizowana automatycznie z listą utworów w restauracji. Dzięki temu klient może słuchać swojej muzyki, co przekłada się na czas pozostania w restauracji. Prowadzący podał, że osoby, które mogą słuchać ulubionych utworów, pozostają w danym miejscu 40% dłużej.
Marcin podał również, że sklepy, które korzystają z beaconów zwiększają swoją szansę na dokonanie zakupu przez klienta o 70% i mogą liczyć na 80% więcej wizyt.

Temat wzbudził ogromne zainteresowanie, przez co pojawiło się wiele ciekawych pytań, np. dotyczących bezpieczeństwa korzystania z beaconów.

Być jak Spielberg

Anton Bollen w trakcie prezentacji zatytułowanej “What Makes a Video Effective? A Look into the Expectations and Behaviors of Viewers” mówił o dobrych praktykach związanych z tworzeniem różnego rodzaju filmów.

Firma, w której pracuje przeprowadziła badanie na 1900 osobach w przedziale wiekowym od 15-65 lat, pracujących w różnych przemysłach. Około ⅓ uczestników pracowała w firmach zatrudniających powyżej 1000 pracowników, reszta w mniejszych. Oprócz odpowiedzi na rozmaite pytania, poprosili uczestników o dostarczenie przykładów filmów, które według nich są dobre. Dostali ponad 800 takich przykładów. Skupili się na trzech typach filmów: rozrywkowe, instruktażowe i informacyjne.

Okazało się, że filmy instruktażowe oglądane są najczęściej rano, zapewne w pracy, żeby się szybko czegoś dowiedzieć. Preferowana długość takich filmów to od 2 do 6 minut. Z kolei filmy rozrywkowe powinny być nie dłuższe niż minuta.

Kolejnym ciekawym odkryciem było to, że 61% badanych przyznało, że odkłada oglądanie filmów na później. W praktyce oznacza to, że nigdy tych filmów nie obejrzą. Dlatego warto od razu zachęcić odbiorcę do obejrzenia filmu, np. poprzez dodanie wyjaśnienia jaką dokładnie treść zawiera.
Dodatkowo, 82% uczestników badania odpowiedziało, że zdarza im się przerwać oglądanie filmu zanim się skończy. Dzieje się tak zazwyczaj, bo film jest nudny lub nie dostarcza odpowiednich informacji. Nuda wynika z takich rzeczy jak narracja prowadzona w ospały sposób, podawanie treści bez kontekstu, mało interesujący temat czy wolna akcja. Nieodpowiednie informacje to np. niezbyt szczegółowe wskazówki, brak instrukcji krok po kroku czy brak zgodności treści z opisem.

Anton podkreślił też, że ważne jest utrzymanie akcji przez cały film. Po nastąpieniu punktu kulminacyjnego, odbiorca przestaje oglądać film. W tym miejscu pojawił się przykład z firmy Antona, gdzie finał akcji nastąpił przed wyświetleniem najważniejszej informacji – nazwy produktu, który był reklamowany. Prawdopodobnie mało kto dotarł do tego momentu.

Po omówieniu wyników badań, prowadzący podał kilka elementów, które decydują o tym, że film jest dobry. Przede wszystkim należy pamiętać, że czas jest na wagę złota. Dlatego filmy powinny być tak krótkie jak to możliwe i tak długie jak jest to potrzebne. Informacje powinny być podzielone na małe kawałki, które łatwo przyswoić. Dodanie takich elementów jak dymki, tekst, animacje, muzyka podnosi atrakcyjność nagrania pod warunkiem, że są pomocne i intrygujące. Jeśli zdecydujemy się na dodanie narracji głosowej to musi ona być dobrej jakości.

Wyzwanie to globalne treści rozwijanie

Johann Laville i Piotr Peszko poprowadzili prezentację zatytułowaną “Key Challenges with Global Content Development”, w której opowiedzieli o tym jak sobie radzą z wyzwaniami jakie stawia przed nimi tworzenie treści przez duży, międzynarodowy zespół specjalistów. Johann przedstawił perspektywę globalną, natomiast Piotr skupił się na lokalnych kwestiach.

Pojawia się coraz więcej kanałów i platform do dostarczania treści, co powoduje zwiększenie jej ilości oraz powstawanie nowych ról, które zajmują się jej zarządzaniem. Cała ta sytuacja stawia przed nami nowe wyzwania w skali globalnej.

Jak sobie z nimi poradzić? Trzeba mieć dobrą strategię, która będzie się opierać na efektywnym zarządzaniu, projektowaniu i rozwoju treści oraz ponownym jej wykorzystaniu na szeroką skalę. Ten ostatni element jest zdecydowanie najważniejszy. Daje on spore oszczędności, zarówno jeśli chodzi o ilość pracy włożonej w stworzenie treści jak i późniejszy koszt jej tłumaczenia.
W tym wszystkim ważny jest też sposób tworzenia treści. Ponad 80% firm używa jakiejś formy pisania ustrukturyzowanego (structured writing).
Globalne wyzwania wymagają od nas również nauczenia się kilku rzeczy. Musimy rozróżniać pomiędzy różnymi typami treści i ich poziomami szczegółowości, odpowiednio ją linkować i używać meta danych. Sama treść musi mieć logiczną strukturę i być poprawna semantycznie.

Po omówieniu globalnych zagadnień, scenę przejął Piotr Peszko, który skupił się na wyzwaniach jakie stoją przed lokalnym zespołem.

Firmy wybierają swoją lokalizację na podstawie zasobu talentów w danym miejscu. Dlatego w Krakowie przez ostatnie 15 lat co roku przybywa 20% miejsc pracy w zaawansowanych technologiach. Przewiduje się, że w 2016 liczba miejsc pracy w tym sektorze osiągnie 45000. To powoduje wyzwania związane z rekrutacją pracowników. Firmy poszukują talentów, dlatego musimy być bardziej proaktywni, nie bać się i zdobywać nową wiedzę. Podczas gdy “Kraków sobie smacznie spał, treść coraz bardziej się rozrastała”. Stanowisko Technical Writera rozgałęziło się na wiele innych zawodów związanych z tworzeniem treści. Pojawiły się nowe kierunki studiów, szkolenia czy chociażby konferencja soap!.

Piotr wyraził również otwartość na wspieranie inicjatyw związanych z komunikacją techniczną. Dlatego jeśli coś Wam chodzi po głowie, to może warto się z nim skontaktować i porozmawiać.

Na koniec prowadzący przedstawił największe wyzwanie przed jakim stoi jego zespół, czyli różne strefy czasowe, w których pracują inne zespoły. Żeby sobie z tym radzić, potrzebna jest spójność procesów, narzędzi i standardów. Trzeba stworzyć wymagania wspólne dla wszystkich i dobrze je zakomunikować.

Piotr zamknął prezentację stwierdzeniem: “Make your content future-friendly. Make your team future-ready.”

Slajdy z prezentacji można znaleźć tutaj.

Produktywność przede wszystkim

Jedna z prezentacji z pierwszego dnia została odwołana z powodu choroby prowadzącego. Jednak dzięki szybkiej interwencji uczestnika konferencji, dostaliśmy coś w zamian. Piotr Nabielec, który na co dzień pomaga ludziom w ułatwianiu sobie życia i zwiększaniu produktywności, zaproponował zrobienie prezentacji “How to achieve more”. Pozostali uczestnicy chętnie się zgodzili.

Okazuje się, że 80% decyzji w naszym życiu jest podejmowanych nieświadomie, ponieważ są one związane z wyrobionymi zachowaniami. Po powtórzeniu kilka razy tej samej czynności, zaczynamy automatyzować.

Na przykładzie zwyczaju picia codziennie rano szklanki wody z cytryną, Piotr przedstawił elementy, które pomagają wyrobić w sobie nawyk. Przede wszystkim musimy wiedzieć dlaczego chcemy to robić. Możemy sobie pomóc poprzez przypomnienia, np. położenie wieczorem na stole cytryny, żeby rano od razu ją zobaczyć. Potrzebna jest też nagroda, niekoniecznie materialna. Wystarczy świadomość, że robimy dla siebie coś dobrego. Ponadto powinniśmy powiedzieć o podejmowanej próbie innym osobom – wtedy trudniej się wycofać. Warto też mieć kogoś kto będzie służył pomocą w razie potrzeby. Następnie ustalmy datę rozpoczęcia, a kiedy ona nastąpi zróbmy pierwszy mały krok, np. wciśnijmy tylko połowę cytryny do szklanki zamiast całej. Dzięku temu łatwiej nam będzie rozpocząć całą procedurę.

Jak długo zajmuje wyrobienie w sobie nawyku? Oczywiście zależy to od tego, czego chcemy się nauczyć i naszej osobowości. Przeciętnie potrzebne nam jest 66 dni. Jednak wyrobienie w sobie nawyku robienia 50 przysiadów przed śniadaniem wymaga już 254 dni.

Ciekawe jest również to, że nasz mózg ma tylko 3 miejsca na ważne rzeczy. Dlatego stawianie sobie większej ilości ważnych celów nie ma sensu, bo i tak nie będziemy w stanie ich zrealizować. Warto o tym pamiętać podczas określania kolejnych celów rocznych z przełożonym 😉

Pomimo tego, że prezentacja nie była związana z tematem konferencji, to widać było, że uczestnicy bardzo uważnie słuchali prowadzącego. Było to przyjemne odświeżenie umysłu po wchłonięciu sporej ilości informacji z poprzednich prezentacji.

Od dokumentalisty do gwiazdy rocka

Erin Vang w swojej prezentacji “Rockstars, not Typists! Expanding Your Influence in Tech Organizations” dała nam wskazówki jak zwiększyć swój wpływ jako dokumentalisty w organizacji. Użyła do tego ciekawego porównania do procesu zdobywania statusu gwiazdy rocka, który składa się z następujących etapów:

  1. Zostań rockmanem.
  2. Ogłoś trasę koncertową.
  3. Wypełnij stadion dźwiękiem.
  4. Sprzedawaj koszulki.

Pierwszy etap to coś więcej niż tylko kupno gitary. Trzeba się też nauczyć rzemiosła, narzędzi i poznać inne gwiazdy. Tak samo jest w przypadku tworzenia dokumentacji – trzeba nauczyć się narzędzi, zasad tworzenia dobrej dokumentacji i poznać innych ekspertów.
Tworzenie dokumentacji jest trudne, co dla niektórych nie jest oczywiste. To coś więcej niż formatowanie gotowego tekstu, które mogliby robić studenci. Dlatego nie zapominajmy ile już zrobiliśmy i bądźmy z tego dumni.
Poznawajmy ludzi z branży, np. w trakcie konferencji. Poprowadzenie prezentacji pomaga nawiązać kontakt i sprawia, że ludzie chętniej chcą z nami rozmawiać.

W drugim etapie trzeba sprzedać bilety na koncert. Ale ciężko to zrobić jeśli ludzie nie będą wiedzieć nic na jego temat.
Powiedz wszystkim co robisz i dlaczego. Pamiętajmy, że dokumentaliści patrzą z perspektywy klienta i myślą inaczej niż programiści. Tym samym wnoszą wartość do organizacji.

Etap trzeci to już sam koncert czyli tworzenie dokumentacji.
Pisz dokumentację skupioną na wykonaniu zadań, a nie opisie produktu. Powiedz klientom co zrobić, żeby osiągneli swój cel. Nie wierz na słowo programistom, sprawdź sam jak coś działa. Poznaj użytkowników, pamiętaj o różnych perspektywach i pomóż im przezwyciężyć bariery językowe za pomocą prostych konstrukcji gramatycznych.

Etap czwarty – twoi fani to najlepsza reklama.
Powiedz ludziom co zrobiłeś i wyjaśnij dlaczego jest to ważne. Dodatkowo możesz uświadomić swoich współpracowników jakie byłyby konsekwencje gdybyś nie wykonał swojej pracy dobrze.

Wiki i DITA są passé

Łukasz Górnicki w swojej prezentacji “Documentation Continuous Delivery: New Approach to Creating Software Documentation (Non-Wiki, Non-DITA)” pokazał nam nowy sposób tworzenia dokumentacji w swojej firmie.

Ich głównym celem było przełożenie zasady ciągłego dostarczania oprogramowania (Continuous Delivery) na dziedzinę dokumentacji, żeby można ją dostarczać szybko i często.
Taka potrzeba zaistniała w momencie rozpoczęcia nowego projektu mikroserwisów, który obejmował rozwój nieograniczonej liczby serwisów. Przekładało się to bezpośrednio na duże ilości niezależnie tworzonej i publikowanej treści.
Spełnienie takich wymagań nie było możliwe w tradycyjnej strukturze organizacyjnej, gdzie istniał jeden zespół dokumentalistów. Dlatego utworzone zostały małe zespoły, działające jak start-upy. Każdy zespół ma w swoim składzie programistów, testerów i dokumentalistów, jeśli istnieje taka potrzeba. Dzięki temu mogą one działać prawie całkowicie niezależnie. Dokumentacja w ten sposób stała się integralną częścią produktu.

Nowa organizacja wymagała też nowych procesów i narzędzi do tworzenia dokumentacji. Po analizie dostępnych rozwiązań, odrzucone zostało Wiki, ponieważ wymaga wsparcia ze strony działu IT i konfiguracji wtyczek, które czasem są problematyczne. DITA również została skreślona z listy, ponieważ programiści wolą obecnie format JSON niż XML, a do tego nie lubią używać edytorów WYSIWYG. Ostatecznie zdecydowali się na generator statycznych stron internetowych o nazwie Docpad. Jego zaletą jest brak bazy danych, możliwość tworzenia treści w Markdownie oraz łatwe dostosowanie do własnych potrzeb (wystarczy znać HTML i CSS). Za pomocą skryptów, generator został „spięty” z istniejącą infrastrukturą.

Przedstawione rozwiązanie podąża za kierunkiem nakreślonym przez Toma Johnsona (autora bloga I’d Rather Be Writing), który do tworzenia i dostarczania dokumentacji obecnie używa generatora statycznych stron o nazwie Jekyll.

Pomimo tego, że proponowane przez Łukasza rozwiązanie nie sprawdzi się w każdym środowisku, jest to niewątpliwie powiew świeżości i oznaka, że polski tech comm idzie z duchem czasu.

Pisz tak, żeby użytkownicy chcieli to czytać

Niestety Kateryna Sasnyk nie dotarła z Ukrainy do Krakowa z powodu problemów z wizą. Dlatego też była zmuszona przeprowadzić swoją prezentację pt. “Introducing TechComm Terra Incognita to Your Company: How We Did It” zdalnie. Z powodu nienajlepszych doświadczeń z takim rozwiązaniem z zeszłego roku byliśmy pełni obaw. Jednak okazało się, że jakość połączenia była bardzo dobra i cała prezentacja przebiegła bez najmniejszych problemów.

Kateryna rozpoczęła od pytania czy stare jak świat stwierdzenie, że nikt nie czyta dokumentacji jest prawdą. Niestety tak, ale nie bez powodu. Użytkownicy mają bardzo dobre powody, żeby nie czytać dokumentacji, takie jak:

  • Informacje nie są dostosowane do odbiorcy
  • Przekazywana wiedza nie jest precyzyjna
  • Słaba struktura, nawigacja i wyszukiwanie
  • Nadmierna ilość informacji

Dlatego zamiast rozpaczać z tego powodu, musimy zacząć pisać dokumentację, którą użytkownicy będą chcieli czytać.

Następnie prowadząca przeszła do opisania przykładu ze swojej firmy, w której dokumentacja była w opłakanym stanie. Mało kto wiedział o tym, że istnieją dokumentaliści, a jeśli już ktoś wiedział to był uprzedzony, bo uważał ich za mało technicznych ludzi, którzy tylko robią korektę dokumentacji tworzonej przez programistów. Brakowało też procesów i standardów dotyczących tworzenia dokumentacji, a dodatkowo ta sama praca była powielana przez różne działy.

W celu uzdrowienia sytuacji, Kateryna zaczęła od prostej, ale sprytnej zmiany. Stanowisko o nazwie Technical Writer przechrzciła na Information Developer, żeby dać dokumentalistom świeży start i zerwać z negatywnymi skojarzeniami z przeszłości. Następnie zaczęła rozwijać ich kompetencje poprzez treningi, stworzenie bazy wiedzy oraz standardów i procesów. Postanowiła też wypromować pracę zespołu dokumentacji pośród pozostałych pracowników. Zorganizowała w tym celu prezentacje dla całej firmy, która przedstawiła dokumentalistów oraz ich zakres obowiązków.

Przeprowadzone reformy ujawniły, że wprowadzenie procesów i standardów powoduje uproszczenie codziennych zajęć, a nie ich komplikację. Ponadto, jeśli udowodnisz, że się na czymś znasz, zespół zacznie postrzegać cię jako swoją integralną część.

Ważne jest też zatrudnienie właściwych osób, aby zespół osiągnął sukces i mógł się rozwijać – ludzie z pasją do swojej pracy osiągają lepsze rezultaty niż niezmotywowany pracownik z doświadczeniem. Nigdy nie stawiaj też granic pomiędzy pracownikami i sobą jako kierownikiem i pamiętaj o pochwałach za dobrą pracę. Dzięki temu zyskasz zmotywowany zespół.

Na koniec prowadząca przedstawiła co udało się osiągnąć w dwa lata dzięki opisanym wyżej zmianom. Po pierwsze dział dokumentacji został wydzielony jako osobna jednostka organizacyjna. Po drugie zostały ustalone pewne procesy wdrażania i trenowania nowych pracowników. Dodatkowo, dokumentaliści biorą teraz udział w projektach od wczesnych etapów i pomagają działowi sprzedaży w działaniach przedsprzedażowych. Warto też wspomnieć, że standardy tworzenia dokumentacji zostały dodane do procesów rozwijania projektów.

Kateryna podsumowała swoją prezentację następującym stwierdzeniem: “Documentation is not a cherry on top of the cake, it is the cream.” Warto zanotować, bo to jedno zdanie świetnie pokazuje miejsce dokumentacji w całym produkcie.