Relacja z Write the Docs Prague 2022

Write the Docs Prague już za nami, najwyższa więc pora na naszą relację. Jak było w tym roku? Jakie były tematy? O tym, i nie tylko, przeczytacie w dalszej części artykułu.

Program i przemówienia

Jak przez ostatnie dwa lata, organizatorzy Write the Docs Prague 2022 postanowili kontynuować konferencję w formie online. Tegoroczna edycja była kolejną wirtualną konferencją, prowadzoną na Hopinie.

W tym roku wystąpiło 11 osób, które prezentowały się w ciągu dwóch dni trwania konferencji. Poprzedził je, już dobrze wszystkim znany, dzień zarezerwowany na projekty Writing Day.

Pełną listę wystąpień i program znajdziecie tutaj.

Podczas konferencyjnych dni odbyło się również wiele ciekawych rozmów pomiędzy uczestnikami, Job FairsLightning Talks i sesje Unconference.

Organizatorzy postanowili nieco zmodyfikować sposób prezentacji sesji Q&A, które odbywały się po zakończeniu każdej z dwóch prezentacji 🙂

A co było najciekawsze na wirtualnej scenie? Ze wszystkich prelekcji wybraliśmy kilka, którymi w imieniu redakcji chciałam się z Wami podzielić.

Nie wahaj się pytać!

Być może utknęliście z jakimś problemem i nie możecie rozgryźć, dlaczego dany program działa tak a nie inaczej lub macie problem z implementacją algorytmu? A może potrzebujecie więcej informacji lub jesteście po prostu ciekawi jak to działa? Jak zadawać odpowiednie pytania i czy w ogóle je zadawać? Czy może lepiej szukać odpowiedzi na własną rękę?

Zadawanie pytań jest czymś, co przychodziło nam bardzo łatwo w dzieciństwie, ale stopniowo, wraz z wiekiem stało się nieco trudniejsze. Według Jeffrey’a Smitha, który poprowadził prelekcję The Art of Asking Questions, zadawanie pytań pomoże Wam nie tylko znaleźć właściwą odpowiedź, ale również ułatwi przedstawienie wiedzy w logiczny sposób i pozwoli na dogłębne zrozumienie tematu. Dlatego ważne jest, aby nie bać się zadawać pytań!

Co więc robić? W swoim  wystąpieniu Jeffrey podał kilka sposobów na rozwijanie tych umiejętności oraz motywował do bycia proaktywnym.

Jakie cechy osobowości mogą Wam w tym pomóc?

  • Pewnosc siebie – nie powinniście przepraszać za zadawanie pytań, to część Waszej pracy, żeby być ciekawym i poszerzać swoją wiedzę o produkcie. Pamiętajcie, że Wasza praca ma taką samą wartość, a Wasz wkład jest niezastąpiony!
  • Rozeznanie – przygotujcie pytania, które chcecie zadać. Zastanówcie się nad nimi. Pytania, które są zadawane szybko, zazwyczaj otrzymują pospiesznie napisane odpowiedzi lub nie otrzymują ich wcale. Generalnie starajcie się, aby Wasze pytania były krótkie i zawierały jasny opis problemu, z którym się zmagacie.
  • Wytrwałość – trzeba być proaktywnym! Pamiętajcie, że ludzie, którzy będą odpowiadać na Wasze pytania, też nie będą wiedzieć wszystkiego, a znalezienie odpowiedniej osoby do odpowiedzi może być trudne, ale nie jest to niemożliwe. Nie zadowalajcie się byciem ignorowanym, zauważajcie problemy i pytajcie nieustannie dlaczego?
  • Ciekawość i dociekliwość – bycie technical writerem oznacza ciągłe uczenie się. Niezależnie od tego, czy jesteście początkujący, czy doświadczeni, na pewno znajdziecie się w sytuacji, w której będziecie potrzebować pomocy. Wyjaśnijcie więc, co próbowaliście zrobić, jakie były oczekiwania podczas tych prób i co faktycznie się stało.
  • Obserwacja – spróbujcie zauważyć małe rozbieżności. Pamiętajcie, że jako autorzy jesteście bardziej skłonni zauważyć różnice, z którymi programiści lub SME nie mają do czynienia na co dzień, takie jak sposób, w jaki klient używa produktu i czy jest on poprawny.

Warte zapamiętania:

Zadawanie pytań, które poszerzają lub pogłębiają myślenie drugiej osoby i rzucają wyzwanie jej przekonaniom, prawdopodobnie zostanie odwzajemnione lojalnością i zaufaniem. Mogą również prowadzić do odkrycia dodatkowych możliwości dla Was. Jeśli będziecie trzymać się tego, co klient już wie, rozwiązanie znajdzie się w tej ograniczonej przestrzeni. Ale jeśli wprowadzicie nowe sposoby myślenia, możecie po prostu otworzyć rozmowę i wywołać większe, bardziej głębokie wyzwania, których realizacja będzie wymagała pracy z Waszej strony 🙂 Jedną z największych korzyści z poświęcenia czasu na zadawanie pytań jest to, że od czasu do czasu będziecie samodzielnie w stanie rozwiązywać Wasze problemy i jest to jeden z najlepszych wyników, jakie możecie osiągnąć!

We get wise by asking questions, and even if these are not answered, we get wise, for a well-packed question carries its answer on its back as a snail carries its shell.
– James Stephens

Przygotowanie dokumentacji dla odbiorców z Afryki

Jeśli interesuje Was jak obecnie rozwija się społeczność tech writerów i branża IT w Afryce oraz jak zmienia się tamtejszy rynek, to warto zajrzeć do tej części artykułu.

Firmy w Afryce są bardzo zróżnicowane pod względem zasobów, które wykorzystują do tworzenia dokumentacji oraz sposobów komunikacji ze społecznościami. Aby ułatwić zrozumienie całego procesu, Mustafa Rufai wraz z Benny Ifeanyi Iheagwara zebrali kluczowe informacje i w swojej prezentacji Creating documentation fort he African audience, przedstawili miedzy innymi, jak tworzona jest społeczność programistów w Afryce, jak firmy w Afryce komunikują się ze swoimi odbiorcami, jak zbierane są i wdrażane informacje zwrotne, jakie występują trudności i jaki jest poziom wiedzy odbiorców dokumentacji technicznej.

A jakie narzędzia są wykorzystywane?

Dostępność narzędzi różni się w zależności od wymagań, dlatego na rynku pojawiają się zarówno narzędzia open source, jak i produkty innych wytwórców. Gdy nie jest możliwe wsparcie istniejących platform, firmy szukają alternatywnych rozwiązań poprzez dodawanie różnego rodzaju wtyczek do istniejących produktów.

Wśród narzędzi używanych przez społeczność pisarzy i programistów do tworzenia dokumentacji można wymienić m.in.:

I wiele innych, co pokazuje, że rynek jest rzeczywiście zróżnicowany 😉

Idąc dalej, jak tworzy się społeczność pisarzy w Afryce?

Wiele firm organizuje spotkania na uczelniach, meet-upy, konferencje, grupy na Twitterze. Dzięki temu mogą dotrzeć do szerokiego grona odbiorców i wymienić się wiedzą i doświadczeniem, udoskonalić produkty i zbadać potrzeby rynku. Również na takich wydarzeniach prezentowane są wersje demo, gdzie społeczność może przetestować produkt. Co może okazać się przydatne przed wprowadzeniem ostatecznego produktu na rynek.

Co jest w tej chwil wyzwaniem?

Pisanie kodu według jednego standardu i fakt, że dokumentacja jest często niekompletna a jej aktualizacja czasochłonna. Czasem nie ma odpowiedniego zespołu, który by się tym zajął. Niektóre produkty muszą zostać wdrożone zanim deweloper lub tech writer będzie w stanie zacząć przygotowywać dokumentację. Takie rozwiązanie wymaga czasem od zespołu napisania kodu tak, aby dopasować go do już istniejącej specyfikacji.

Sposoby na przekonanie szefa, by powiedział „tak” na zatrudnienie dodatkowych pracowników

Niezależnie od tego, czy kierujesz zespołem lub jesteś szefem działu, musisz podjąć decyzję o zatrudnieniu większej liczby pracowników i uzyskać zielone światło od swojego szefa, aby iść do przodu.

Jak zatem rozmawiać z szefem o tym, że potrzebujesz wsparcia? Kiedy jest dobry czas na budowanie zespołu?  Karissa van Baulen w swoim wystąpieniu How I convinced my boss to build our docs team podkreśliła kilka ważnych punktów, które mogą wpłynąć na decyzję Waszego szefa i pokazać, że takie działanie przyniesie wymierne korzyści. Od czego zacząć?

Pierwszym krokiem do osiągnięcia tego celu jest zbudowanie silnego uzasadnienia biznesowego. Dobrze zatem na spokojnie zastanowić się, które kwestie są najważniejsze. Powinno to pozwolić na zbudowanie listy zadań, na której znajdą się w pierwszej kolejności najpilniejsze rzeczy.

Jeśli potrzebujecie poprosić o dodatkową osobę lub osoby w Waszym zespole, warto na początek rozważyć te kwestie:

  • jakie macie dokumenty i ile ich jest, czy są aktualne, jaka jest ich jakość, jak czesto są weryfikowane;
  • gdzie są Wasze mocne strony jako organizacja, a gdzie słabe;
  • zidentyfikować kluczowe wskaźniki KPI i dane, których potrzebujecie, aby Wasi klienci byli zadowoleni;
  • jaki jest cel tych dodatkowych zasobów, sprawdźcie, co macie i czego potrzebujecie;
  • jakie zmiany można wprowadzić do obecnej dokumentacji  i jakie problemy można teraz rozwiązać;
  • co jest istotne z punktu widzenia odbiorcy, a czego brakuje;
  • zastanówcie się, czy ilość informacji w Waszej dokumentacji jest przytłaczająca i czy można znaleźć odpowiedzi na pytania klientów;
  • jakich narzędzi używacie- jeśli wiecie ile kosztują zbierzcie dane, jakie procesy zachodzą od stworzenia dokumentu do jego publikacji, kto pisze dokumenty – jakie role osoby te pełnią w zespole, jakie zespoły są zaangażowane, ile czasu zajmuje pisanie, jak kategoryzowane są treści;
  • znajdź pomocnika – upewnijcie się, że  to co mówicie jest jasne, a Wasze argumenty są przekonywujące, warto zaprosić innego członka zespołu lub osobę z zewnątrz do omówienia pojawiających się zagadnień.

Kiedy już znacie odpowiedzi na wszystkie pytania i zgromadzicie odpowiednie dane, warto przeprowadzić audyt i zweryfikować informacje.

Zbieranie danych możecie podzielić na 3 kategorie:

  • dane podstawowe – jakie informacje możesz zebrać o swoich dokumentach,
  • dane analityczne – ile Wasi użytkownicy poświęcają na szukanie informacji, co działa, a co nie, możecie obserwować doświadczenia użytkowników,  np. porównać je z danymi wyjściowymi,
  • informacje zwrotne – co użytkownik myśli o Waszej dokumentacji i jak się w niej porusza.

Ostatnim krokiem jest przygotowanie prezentacji, w której przedstawicie Wasze argumenty. Pamiejtacie! Wszystko sprowadza się do tego, jak dobrze jesteście w stanie odpowiedzieć na pytanie „dlaczego?” i pokazanie szefowi, w jaki sposób firma może skorzystać z wiedzy, którą przyniesie dodanie nowych osób. Na przykład, można powiedzieć, że dodatkowa siła robocza pozwoli pracownikom zrobić więcej pracy i poświęcić niezbędne zasoby do projektów, które są wrażliwe.

Reasumując, zatrudnienie większej liczby pracowników może być bardzo korzystne dla firmy. Może pomóc zwiększyć bazę klientów, przynieść większe dochody i poprawić relacje z klientami. Jak się okazuje, nie powinno być tak trudno skłonić szefa do powiedzenia „tak”, jeśli przedstawcie Wasze argumenty w przekonujący sposób. Zatem życzymy powodzenia!

Jak pomóc sobie w wyeliminowaniu błędów w dokumentacji jako kod

Czy zastanawialiście się, jak zabezpieczyć projekt przed przypadkowymi błędami? Jak zautomatyzować pracę nad dokumentami?  Albo jakie narzędzia można do tego wykorzystać?

Według Tibs, pisanie dokumentacji jest trudne, a znalezienie błędów może okazać się jeszcze trudniejsze. W swojej prezentacji Beyond spell checking – what else can we check automatically? omówił zagadnienie lintingu i podał kilka dobrych przykładów, jak można osiągnąć dobre wyniki i szybciej wychwycić błędy w dokumentacji.

No to zaczynamy! Co to jest linting?

To proces, który analizuje kod pod kątem potencjalnych błędów programowych i stylistycznych. Jest pomocny w identyfikacji niektórych typowych i nietypowych błędów, które są popełniane podczas kodowania.

Co można przetestować za pomocą lintingu? Pierwszym krokiem jest skonfigurowanie lintera tak, aby mógł zidentyfikować błędy, a następnie dodać swoje reguły.

Do zasad, na podstawie których dobrze jest sprawdzić kod, należą:

  • ilość znaków w każdej linii,
  • długość nazw zmiennych,
  • długość funkcji,
  • długość nazw funkcji,
  • wielkość znaków,
  • odstępy między kolejnymi blokami kodu,
  • ilość argumentów do funkcji.

Na co zwracać uwagę?

  • Słownictwo – zastanówcie się, jakiego słownictwa używacie (wyrazów standartowych czy technicznych), dobrze jest też rozpoznawać cyfry w dokumencie, interpunkcję, przedrostki i przyrostki, wielkie litery.
  • Autokorekta –  zazwyczaj ułatwia pracę, jednak ma ona też wady. Przede wszystkim, modyfikuje Wasz dokument. W sytuacji, gdy nie znacie wszystkich niuansów wprowadzania tych zmian, oddajemy kontrolę nad częścią naszej pracy programowi co czasami może zaprowadzić Was do lasu, więc ostateczna decyzja należy do autora, czy warto z niej skorzystać 🙂
  • Użyj „tego” wyrazu zamiast „tamtego” – ta korekta pomoże Wam wyeliminować błędy literowe lub możecie też ignorować tekst dosłowny. Możecie wybrać  sugestię, aby włączyć ją do Waszego dokumentu.
  • Zakres dokumentu – ustalacie czy konieczne jest sprawdzenie całego dokumentu, czy też jego określonych części.
  • Zarejestrowane znaki towarowe – możecie wprowadzić kontrole dotyczące tego, kiedy używane są zarejestrowane znaki towarowe i czy pojawiają się one dla danych produktów.
  • Zrób weryfikację po czasie – pomoże Ci wyeliminować testy, które nie są już potrzebne lub zmodyfikować istniejącą konfigurację.
  • Stosowanie wielkich liter – uwzględnianie wyjątków, które słowa lub zwroty powinny być pominięte.

Skoro już tyle wiemy, to jakich narzędzi powinniśmy używać? I czy trzeba je budować samemu?  Według Tibs obecnie dostępnych jest sporo narzędzi, których możesz użyć do sprawdzenia swojej dokumentacji, i oto kilka z nich:

  • Vale – wspomaga sprawdzanie miedzy innymi  w Marcdown, HTML, reStructuredText, AsciiDoc
  • LteX  i Language Tool – umożliwia sprawdzanie gramatyki w trybie offline dla różnych języków znaczników przy użyciu Language Tool
  • alex – konstrukcja pozwalająca na wychwycenie błędów w dokumentach Markdown i zaproponowanie alternatywnych rozwiązań
  • proselint – sprawdza pliki w Markdown, ma własny zestaw kontrolny i jest wyposażony w dodatkowe wtyczki z wykorzystaniem Pythona
  • RedPen – sprawdza tekst w Markdown, Texttile, AScii Doc, reStructuredText, obsługuje wiele języków jak np. angielski, niemiecki, japoński czy chiński, dostępne są pluginy w Java lub Java Script
  • textlint – standardowo obsługuje Markdown i plain text, posiada plugin dla HTML, reStructureText, AsciDoc, nowe reguły są pisane za pomocą JavaScript

Podsumowując, sprawdzanie może obejmować więcej niż tylko pisownię, a korzystanie z odpowiednich narzędzi może pomóc w szybszym sprawdzeniu dokumentu. W zależności od preferencji, możesz użyć różnych zasad, aby sprawdzić styl kodowania i wyeliminować błędy.

Lighting talks

Dodatkowo chcielibyśmy zwrócić Waszą uwagę na 2 kilkuminutowe prezentacje, wygłoszone podczas konferencji.

Speech acts – a thing we all do, without necessarily knowing poprowadzona przez Kat Stoica Ostenfeld i poruszająca ciekawe zagadnienie  ”aktu mowy”. W językoznawstwie akt mowy to wypowiedzenie skierowane przez nadawcę do odbiorcy, którego celem jest przekazanie określonego komunikatu. Można go podzielić na 3 elementy:

Co warto zapamiętać? Do przekazywania informacji można używać języka, ale ważne jest, aby tworzyć komunikaty, które są wzajemnie zrozumiałe. To znaczy, że kiedy zadajemy pytanie, musimy spodziewać się określonej odpowiedzi. Natomiast jeśli chcesz poznać przykłady użycia i interpretacji, to zapraszamy do obejrzenia wideo!

Inny ciekawy temat,  poruszyła Emily Axel. W swoim krótkim wideo Running an accessibility exercise with your team przedstawiła rozwiązanie, pokazujące jak ulepszyć produkt lub aplikację pod względem dostępności i zaangażować w to zespół.

Dlaczego dostępność ma znaczenie?
Kiedy myślimy o dostępności, zwykle myślimy o niepełnosprawności, co nie zawsze jest prawdą. Projektując pod kątem dostępności, sprawiamy, że strony internetowe i aplikacje są łatwiejsze w użyciu dla każdego i tak, by nikt nie czuł się wykluczony.

Co zatem zaproponowała Emily?

Stworzyła e-maile i potencjalne scenariusze z odpowiedziami, a następnie przekazała to członkom swojego zespołu do przejrzenia i poprosiła ich o korektę, opracowanie pod kątem dostępności i zapisanie swoich przemyśleń. Być może ten temat będzie ważny dla Waszej organizacji.

Jeśli chcecie dowiedzieć się więcej na ten temat, kliknijcie tutaj i tutaj.

Kilka słów na zakończenie

Jeśli macie czas i zasoby, wykorzystajcie okazję do wzięcia udziału w wydarzeniach takich jak Write the Docs. Jest to zawsze ciekawe doświadczenie i szansa na nawiązanie nowych znajomości, a także znalezienie rozwiązań problemów w swojej organizacji lub wskazówek, jak poprawić Waszą dokumentację, a jeśli macie inne zdanie podzielcie się w komentarzach. 😉

Nie pozostaje nam nic innego, jak życzyć Wam powodzenia w tworzeniu tekstów technicznych!